1)Quero acrescentar/alterar uma tipologia documental  na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD. Como devo fazer?

Resposta: A Unidade da Sede deve iniciar o processo SEI "Processo de Alteração de Tipologia Documental", propondo o acréscimo/alteração de tipo(s) documental(is)/ à TTDD. Caso uma Zona Eleitoral detecte a necessidade de acréscimo/alteração de uma tipologia documental, deverá observar o anexo ao Aviso COPAD nº 02/2019, para identificar qual é a Unidade da Sede responsável pela atividade onde deverá ser feita a proposta de acréscimo/alteração de tipologia(s) - para verificar a descrição das atividades, ver Mapa Funcional.

 O pedido deve ser formulado de acordo com a tabela abaixo:

O referido processo deve ser encaminhado à COPAD que, ao analisar a solicitação, irá deliberar sobre a possibilidade de sua inclusão/alteração à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do TRE/RJ.

Somente através de solicitação das Unidades é que podem ser realizadas alterações a essa Tabela, já que a própria COPAD não pode realizar diretamente essas alterações, por depender das informações fornecidas pelas Unidades, a serem avaliadas por essa Comissão.

2) Sou servidor(a) de Cartório Eleitoral ou da Sede do Tribunal e quero iniciar um procedimento de eliminação de documentos. Como devo fazer?

Resposta:Verifique o Ato nº 463/17, art. 1º  e a Instrução Normativa nº 03/2012, art.69, §§ 3º e 4º, para o registro de informações relacionadas ao procedimento de eliminação de documentos no SADP.  

Com a implantação do SEI!, as solicitações para eliminação de documentos regulamentadas pelo Ato GP nº 463/2017 deverão passar a ser encaminhadas pelo SEI!, selecionando-se o Processo de Eliminação de Documentos, conforme Aviso COPAD 01/2019.

Recomenda-se observar a Base de Conhecimento associada a este processo no SEI!, para a adequada inserção dos documentos relacionados a este Processo no sistema.   

Para a elaboração da Lista de Documentos para Eliminação, devem-se relacionar tão somente o código da tipologia e a tipologia referentes aos mesmos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. Não deve ser feita uma relação nominal de todos os documentos a serem descartados nesta Lista, bastando o procedimento anteriormente descrito. Deve-se observar que, a partir do Ato nº 633/13, é obrigatória a menção na Lista de Documentos para Eliminação, quando houver, dos números de protocolos associados aos tipos de documentos a serem eliminados, conforme modelo atualmente vigente.

3)Fui designado(a) como (co-)responsável pelo acompanhamento do procedimento de eliminação de documentos em minha Unidade, mas não consigo registrar no SADP os procedimentos referentes à eliminação de documentos. Como devo fazer?

Resposta: Caso o(s) servidor(es) designado(s) para acompanhar(em) o procedimento de eliminação de documentos de sua Unidade não possua(m) acesso às funcionalidades "Remeter Documento para Eliminação" e "Eliminar Documentos" no SADP, a sua Unidade deve solicitar a inclusão dessas funcionalidades no respectivo perfil desse(s) servidor(es) no SADP.

A realização de tal solicitação deve ser feita através da Central de Serviços de TI, cujo link encontra-se na Intranet (em "Sistemas" e, após, "Central de Serviços de TI"), conforme disposto na Instrução Normativa DG nº 1/2015. Também devem ser observados os procedimentos estabelecidos pelo Aviso Intranet STI nº 6/2017, referentes à Central de Serviços de TI.

4) Tenho um servidor em minha Unidade que também é membro da COPAD. Posso designá-lo como (co-)responsável pelo procedimento de eliminação de documentos na minha Unidade?

Resposta: Os membros da COPAD, por atuarem na análise dos procedimentos de eliminação de documentos nesta Comissão, consequentemente, ficam impedidos de participarem como (co-)responsáveis pelos procedimentos de eliminação de documentos das Unidades onde estejam lotados.

5) Que cuidados devo observar em relação ao preenchimento da Lista de Documentos para Eliminação?

Resposta: Devem-se reparar algumas situações, como:

- Nos casos em que o prazo de guarda de determinada tipologia na TTDD for equivalente a "Enquanto Vigorar", deve-se observar se a situação que enseja o término do prazo de vigência já foi concluída. Em caso positivo, é importante mencionar tal informação na solicitação para abertura de procedimento de eliminação de documentos encaminhada à COPAD;

- Quando houver, deve-se relacionar os números de protocolo dos documentos a serem eliminados, associados a uma determinada tipologia;

- Na hipótese de publicação da Lista de Documentos para Eliminação em que eventualmente conste algum erro material, deve ser publicada, dentro do prazo de validade da Lista (que, atualmente, é de 45 dias) uma certidão informando as correções realizadas na Lista, não sendo necessária a republicação de Edital para tal finalidade.

 6) Como devo preencher as informações constantes da Lista de Documentos para Eliminação?

Resposta: Os campos deverão ser preenchidos da seguinte forma:

- Item é a ordem de inserção, na Lista, do tipo documental (tipologia) a ser eliminado.

- Código da tipologia  é o número de classificação constante na TTDD.

- Tipologia é o tipo documental constante na TTDD.

- Datas-limite (e outras especificações): refere-se ao ano ou período, em anos, em que os documentos (tipos documentais) a serem eliminados foram produzidos. Eventualmente, pode conter um maior detalhamento em relação aos dias e meses referentes a estas espécies.

Exemplos:

a) 2001 a 2008, para documentos a serem eliminados em janeiro/2014 cujo prazo de guarda em fase corrente e intermediária seja de 5 anos;

1. b) 2004 aset-2010, para documentos a serem eliminados em outubro/2014 cujo prazo deguarda em fase corrente e intermediária seja de 4 anos;

c) Até 2017, ou 2010 a 2017, para documentos a serem eliminados no final de 2017 que não possuam prazo de guarda.

É importante ressaltar que, mesmo que os documentos eventualmente não possuam prazo de guarda consignados na Tabela de Temporalidade, faz-se necessária a inclusão do período de produção dos documentos.

Prazo de guarda:  deve-se somar os prazos de guarda em fase corrente e intermediária constantes da TTDD referentes às tipologias documentais a serem eliminadas.

Números de protocolo: colocar o(s) números de protocolo relacionado(s) ao tipo documental a ser eliminado.

Forma de descarte (compatível com a natureza do documento): recomenda-se que seja colocada a informação "trituração", devido às atividades de responsabilidade socioambiental promovidas pelo TRE/RJ.

7) Como devo proceder para imprimir uma relação dos documentos a eliminar e eliminados referentes a uma determinada Unidade?

Resposta: Devem ser utilizados, no SADP, as opções "Relação de documentos a serem eliminados por Unidade e Período" e "Relação de documentos eliminados por Unidade e Período" para os documentos na situação "A Eliminar" e "Eliminado" no SADP,
respectivamente.

8) Em minha Unidade (Sede/Zona Eleitoral), possuo documentos com tipologias documentais que não estão contempladas na TTDD. Posso eliminá-los mesmo assim?

Resposta: Os documentos que se encontrem nesta situação não podem ser eliminados, vide o constante no Ato nº 633/13, art. 6º. Quando ocorrer esta situação, deve-se observar qual a atividade relacionada à tipologia inserida, verificando-se qual a Unidade responsável para propor a inclusão desta tipologia para análise da COPAD,  ou, ainda, seguir os procedimentos descritos na pergunta 01, a fim de que a COPAD possa verificar a viabilidade desses assuntos serem incluídos na TTDD.  

9) Possuo alguns documentos com tipologias que, agora, somente existem em meio digital. Porém, ainda possuo documentos das mesmas tipologias em suporte papel. Posso eliminar estes documentos?

Resposta: A menos que os referidos documentos sejam passíveis de eliminação e já tenham cumprido seu prazo de guarda, esses documentos não podem ser eliminados. A simples mudança de suporte para registro de documentos (de meio físico para digital ou qualquer outro) não implica na eliminação automática destes.

10) Quais documentos são passíveis de classificação na TTDD?

Resposta: São os denominados documentos de arquivo, que são aqueles documentos únicos (portanto, sem envio de cópias a outras Unidades ou à mesma Unidade) recebidos e produzidos por determinada Unidade em razão de suas atividades, independentemente do suporte utilizado (documento produzido no SEI!, papel, e-mail, disquete, CD, DVD, fita de vídeo, etc.) e que ensejem alguma providência sobre o documento. Exemplos: relatórios de dados eleitorais armazenados em disquetes, requerimento de licença médica, processos judiciais, formulário de solicitação de compra de materiais, relatório de atividades, prestação de contas, ofício de frequência de servidor, processo de inventário de bens, requerimento de alistamento eleitoral.

11) Quais documentos não são passiveis de classificação na TTDD?

Resposta: São todos as cópias de documentos de arquivo, que não tenham sido validadas pela Unidade para alguma providência e, ainda, documentos de caráter biblioteconômico. Quanto ao último tipo de documento, deve-se contactar a Seção de Biblioteca acerca do interesse em receber tais documentos, de acordo com critérios estabelecidos por aquela Seção ou, no caso dos cartórios eleitorais, verificar a existência de orientação nas Rotinas Cartorárias  referente à doação de materiais. Exemplos de documentos biblioteconômicos: fitas VHS para treinamento de mesários, livros de jurisprudência do TSE e Diários Oficiais de outros órgãos (as edições do DJE do TRE/RJ são documentos arquivísticos, cuja produção é concluída pela Unidade responsável pela consolidação dessas edições). 

12) O que pode ser considerado como cópia de documento de arquivo?

Respostas: Para os fins deste Guia, devem ser considerados como cópias:

- Os documentos de arquivo que tenham sido reproduzidos por processo de xerox ou digitalização e, ainda, os e-mails impressos, em que qualquer uma destas cópias não tenha sido validada para qualquer tomada de providências;

- Todo e qualquer documento expedido para outra Unidade (interna ou externa ao TRE/RJ), cuja cópia do documento expedido fique arquivada, por exemplo, em pastas ou caixas denominadas genericamente como "Ofícios(ou Memorandos, Cartas, Intimações etc.) expedidos/as";

- Todos os formulários que não tenham sido preenchidos com qualquer informação. Exemplos: Cadernos de votação não utilizados em eleições, Requerimentos de Alistamento Eleitoral não utilizados, Requerimento padrão da SGP não preenchido, Requerimento para titularidade de juízo eleitoral não preenchido, Formulário para prestação de contas de mesários não preenchido, etc.    

Ressalte-se que as cópias supramencionadas não devem ser relacionadas nos respectivos procedimentos de eliminação de documentos das Unidades do Tribunal, ficando a critério da chefia imediata (ou do Juiz Eleitoral, para as Zonas Eleitorais) a eliminação dessas cópias.

13) Como devo fazer a classificação dos documentos arquivados em minha Unidade?

Resposta: Os documentos arquivados devem ser classificados adotando-se o critério funcional, em consonância com a atual  Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (Aviso COPAD 03/2019), buscando-se na TTDD as tipologias correspondentes aos documentos arquivados. Não se deve classificar tais documentos exclusivamente por espécies documentais, quais sejam, por exemplo: ofícios, memorandos, faxes e e-mails.

Conforme o Aviso COPAD 02/2019,  na hipótese de dúvidas quanto à classificação de documentos, sugere-se que tais questões sejam dirimidas junto à unidade responsável por determinada atividade na Tabela de Temporalidade, conforme MAPA FUNCIONAL. Caso haja tipos documentais a serem incluídos nesta Tabela, deve-se cientificar a respectiva Unidade, para que esta Unidade da Sede (ou outra Unidade da Sede diretamente envolvida com os requisitos de produção do tipo documental) proponha tal inclusão mediante o uso do sistema Astrum-X, visando à posterior avaliação desta Comissão quanto à pertinência de inclusão ou não do respectivo tipo documental na Tabela de Temporalidade deste Tribunal.

14) O que é arquivo corrente? Onde devo armazenar os documentos pertencentes ao arquivo corrente?

Resposta: Arquivo corrente é aquele que lida com documentos em fase de tramitação e/ou consultas constantes, devendo ser armazenados em fase corrente nas respectivas Unidades onde seja necessário seu arquivamento para fins administrativos.

15) O que é arquivo intermediário? Onde devo armazenar os documentos pertencentes ao arquivo intermediário?

Resposta: Arquivo intermediário é aquele que lida com documentos que já cumpriram seus objetivos e prazos de guarda na fase corrente, aguardando seu prazo para destinação final. O armazenamento destes documentos varia de acordo com a sua destinação final:

Eliminar (E): os documentos devem ser armazenados onde seja necessário seu arquivamento em fase intermediária para fins probatórios, não devendo ser enviados à Seção de Arquivo Central (Arquivo Central do TRE/RJ), podendo abrir-se exceções nos casos em que o prazo de guarda consignado na TTDD seja superior a 5 (cinco) anos.

Preservar (P): os documentos podem ser armazenados onde seja necessário seu arquivamento em fase intermediária ou, ainda, serem enviados à Seção de Arquivo Central, mediante consulta prévia àquela Seção. Tal envio deve obedecer ao disposto no Aviso COPAD nº 06/2008 e no Aviso COPAD nº 02/2013, bem como ao disposto na Instrução Normativa DG nº 03/2012, na seção "DO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS".

16) O Arquivo Central do TRE/RJ guarda documentos das Zonas Eleitorais?

Resposta: O acervo do Arquivo Central (Seção de Arquivo Central) do TRE/RJ é composto, preponderantemente, de documentos da Sede do Tribunal e ainda não viabiliza o arquivamento de todos os documentos e processos judiciais das Zonas Eleitorais de guarda permanente, devido à falta de espaço. Há a possibilidade de se disponibilizar espaço físico para que se inicie o recolhimento de parte do acervo arquivístico de guarda permanente de alguns cartórios eleitorais, ainda sem prazo definido para que esta possibilidade venha a ocorrer. 

17) Como devo proceder em relação aos e-mails que possuo arquivados em minha Unidade?

Resposta: Caso os e-mails tenham sido impressos e validados como documentos em suporte papel, devem ser classificados em relação ao seu assunto, de acordo com o constante na TTDD, verificando-se os prazos de guarda e destinação final referentes ao assunto. Se os e-mails permanecem arquivados no programa utilizado para o envio e recebimento de e-mails (que, no âmbito do TRE/RJ, é o Zimbra ou o Microsoft Outlook), não devem ser, por ora, descartados, até sua futura previsão na TTDD. Caso seja possível a identificação da tipologia documental relacionada ao e-mail, recomenda-se criar uma pasta específica para arquivamento dos e-mails associados à referida tipologia.

18) Os documentos cuja destinação final seja a eliminação podem ser encaminhados à Seção de Arquivo Central?

Resposta: À exceção dos documentos passíveis de eliminação cujo prazo de guarda seja superior a 10 (dez) anos, somente devem ser encaminhados à Seção de Arquivo Central os documentos cuja destinação final seja a guarda permanente. Para os demais casos, cabe à própria Unidade a eliminação do documento, observado o procedimento descrito no ATO GP 463/17.

Não há impedimentos normativos que desautorizem a eliminação manual ou por utilização de outros instrumentos mecânicos, nas próprias dependências das unidades da sede ou dos cartórios eleitorais que realizam o procedimento de eliminação de documentos. Nestes locais, por questões de segurança e responsabilidade ambiental, os documentos não devem ser eliminados pelo método de incineração.

19) Possuo ofícios (ou memorandos) expedidos e recebidos que estão arquivados em minha Unidade. Como faço para classificá-los na TTDD?

Resposta: Os documentos recebidos deverão ser classificados por seu tipo documental, devendo-se observar sua classificação equivalente na TTDD. Eventuais dúvidas quanto à classificação desses documentos poderão ser dirimidas junto à Unidade responsável pela atividade relacionada à tipologia documental na TTDD, vide Aviso COPAD nº 02/2019 e mapa funcional.

Os documentos expedidos, por sua natureza de cópia, podem ser eliminados a critério da chefia imediata, exceto nos casos de aposição de despacho ou informações com tomada de providências sobre esses documentos, quando, então, deverão ser classificados de acordo com a TTDD, recebendo o mesmo tratamento conferido aos documentos recebidos.

20) Possuo documentos que contêm mais de uma das tipologias elencadas na TTDD. Por quanto tempo devo arquivá-los em minha Unidade?

Resposta: Os documentos com mais de uma classificação devem ser arquivados pelo maior prazo dentre as tipologias identificadas na TTDD, devendo-se observar, ainda, a prevalência da guarda permanente sobre a eliminação nesses casos.

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