ATO PR TRE-RJ Nº 210, DE 27 DE MAIO DE 2024.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso da atribuição que lhe é conferida no Art. 26, XLIX, da Resolução TRE-RJ n.º 895, de 31 de julho de 2014 (Regimento Interno);

CONSIDERANDO o disposto na Resolução CNJ n.º 324, de 30 de junho de 2020, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname;

CONSIDERANDO o que consta do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a recomendação constante do relatório final de Auditoria nº 03/2019 - Ação Coordenada de Auditoria - CNJ - Gestão Documental (Processo n.º SEI 2019.0.000049627-8); e

CONSIDERANDO o que consta dos Processos SEI nº 2021.0.000026243-3 e nº 2023.0.00004760-1,

RESOLVE:

Art. 1º Este Ato estabelece as diretrizes para realização de procedimento de amostragem de documentos arquivísticos.

Art. 2º Para os efeitos deste Ato, aplicam-se as seguintes definições:

I - amostragem de documentos arquivísticos - trabalho de seleção amostral de documentos com previsão de eliminação na Tabela de Temporalidade deste Tribunal, com uso de metodologias de base estatística e arquivística para operacionalização da referida seleção;

II - estratos para guarda amostral - subgrupos de documentos com características semelhantes, visando garantir a representatividade de cada grupo de documentos na amostra.

III - amostragem probabilística - método de derivação de uma amostra em que os objetos amostrais são selecionados de uma população com base na teoria da probabilidade. Este método inclui todos na amostra e todos têm a mesma chance de serem selecionados.

IV - amostragem não probabilística - método que utiliza o critério e julgamento do pesquisador de selecionar uma amostra. Neste método, cada membro da população não tem a mesma chance de fazer parte da amostra, sendo os parâmetros conhecidos apenas após a seleção.

V - documentos arquivísticos - aqueles produzidos ou recebidos, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

VI - RDC Arq - Repositório Arquivístico Digital Confiável - solução que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário / software projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso a longo prazo, integrados aos sistemas de gestão documental e com plataforma de acesso.

Art. 3º O procedimento de amostragem de documentos pode ser realizado das seguintes formas:

I - aplicação direta nos processos de eliminação de documentos; ou

II - após o levantamento quantitativo indicado no Art. 6º, caput e §§1º e 2º.

§ 1º Para aplicar o procedimento de amostragem na forma indicada no inciso "I", o modelo de Lista de Documentos para Eliminação, atualmente vigente, será atualizado, visando à inclusão de quantitativo de documentos a serem eliminados por tipologia documental.

§ 2º O novo modelo de Lista de Documentos para Eliminação mencionado no § 1º deverá ser publicado tão logo se inicie efetivamente a operacionalização dos procedimentos de amostragem de documentos em todo o Tribunal.

Art. 4º No procedimento de amostragem de documentos, devem ser aplicados os seguintes critérios:

I - Critério quantitativo: aplicado com metodologia de base estatística, a partir do cálculo da amostra e método de seleção;

II - Critério qualitativo: aplicado com metodologia de base arquivística, a partir da atribuição de critérios ligados a valores de documentos arquivísticos relacionados às atividades do Tribunal, bem como aos graus de priorização de seleção para amostragem.

Art. 5º O procedimento de amostragem se iniciará com a aplicação do critério qualitativo dentre as tipologias documentais existentes na Tabela de Temporalidade.

§ 1º Na aplicação do critério qualitativo, devem ser consideradas as variáveis abaixo relacionadas: 

I - Ideia/Conceito associável: refere-se a termos de natureza jurídica, administrativa e/ou de outras áreas das Ciências Humanas e Sociais, relacionáveis à atividade executada através de uma tipologia documental;

II - Justificativa: apresenta as correlações entre a ideia/conceito selecionada(o) e os objetivos de criação da tipologia documental avaliada para a amostragem;

III - Grau de priorização: refere-se ao potencial impacto de interesse para seleção, preservação e difusão do acervo arquivístico passível de separação para guarda amostral para os usuários internos (Tribunal) e usuários externos (sociedade), com as seguintes atribuições:

a) Grau 1: atribuído às tipologias documentais com maior grau de interesse para o Tribunal e para a sociedade;

b) Grau 2: atribuído às tipologias documentais com grau intermediário de interesse para o Tribunal e para a sociedade;

c) Grau 3: atribuído às tipologias documentais com menor grau de interesse para o Tribunal e para a sociedade.

§ 2º A reavaliação dos graus de priorização estabelecidos inciso III do § 1º poderá ser proposta a qualquer tempo, mediante justificativa fundamentada, a ser encaminhada à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD).

Art. 6º Na aplicação dos critérios quantitativos, deve ser utilizada a fórmula da planilha de base estatística constante do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, a qual se encontra disponível no link https://www.cnj.jus.br/wp-content/uploads/2014/02/planilha_calculo_amostra.xls, de forma a viabilizar o cálculo de amostra quantitativa da documentação a ser preservada como guarda amostral.

§ 1º Para aplicar a fórmula a que se refere o caput deste artigo, a SEGDOC deverá efetuar o levantamento quantitativo de documentos arquivísticos referentes às tipologias com previsão de eliminação na Tabela de Temporalidade, com apoio metodológico da SEDEST para melhor aplicabilidade dos critérios quantitativos.

§ 2º Para adequada operacionalização, o cálculo mencionado no §1º pode ser realizado por intermédio da seleção de tipologias documentais com maior grau de priorização, conforme disposto no Art. 5º, III, "a", "b" e "c".

Art. 7º A operacionalização do procedimento de amostragem de documentos ocorrerá:

I - A partir de formulários ou outros meios que viabilizem o levantamento quantitativo junto às unidades do Tribunal, constante do Art. 6º, §1º;

II - A partir da aplicação direta nas Listas de Documentos para Eliminação constantes dos processos de eliminação de documentos do Tribunal.

§ 1º Na aplicação do procedimento de amostragem a partir de critérios quantitativos, será adotado como corte quantitativo mínimo o total de 10.000 (dez mil) documentos para o(s) tipo(s) documental (is) selecionados conforme incisos I e II deste artigo.

§ 2º A fórmula de base estatística será aplicada após a definição da quantidade de documentos contabilizados para a guarda amostral.

§ 3º Os estratos para a guarda amostral serão definidos com base no resultado obtido no §2º.

Art. 8º A seleção dos documentos por guarda amostral será feita de forma aleatória, de acordo com a metodologia de amostragem probabilística, após a aplicação da fórmula a que se refere o Art. 7º, § 2º.

§ 1º Excepcionalmente, será admitida a seleção de documentos, pelo método de amostragem não probabilística, no quantitativo de no máximo 5% dos documentos, caso possuam ideias/conceitos associáveis, que retratem personagens e/ou atividades relevantes, do local ou região de produção dos documentos.

§ 2º Os documentos selecionados conforme descrito no §1º deverão ser previamente digitalizados e enviados para análise preliminar da SEGDOC quanto à viabilidade de separação prévia para guarda amostral.

§ 3º Quando envolver a aplicação direta da metodologia de amostragem na Lista de Documentos para Eliminação, devem ser analisados, primeiramente, os critérios qualitativos e, depois os quantitativos, para definição de priorização dos tipos documentais e da eventual viabilidade de realização do cálculo quantitativo da guarda amostral dos tipos documentais eventualmente selecionados para amostragem.

Art. 9º Os documentos selecionados para amostragem deverão ser previamente separados pela unidade detentora da respectiva documentação para posterior envio à SEGDOC, que procederá a análise contextualizada dos respectivos grupos documentais.

Art. 10. Para recolhimento da documentação a que alude o artigo 9º, os seguintes procedimentos deverão ser realizados:

§ 1ºAbertura de Ordem de Serviço no sistema CONSEG, solicitando o recolhimento, pela SEGDOC, da documentação separada para amostragem.

§ 2º Digitalização, pela SEPREX, dos documentos separados para amostragem, conforme Instrução Normativa DG n.º 7/2020.

§ 3º Envio, pela SEGDOC, dos documentos separados para amostragem à SECARQ, após as devidas contextualização e digitalização.

Art. 11. A preservação dos documentos digitalizados deverá ser realizada, preferencialmente, em um RDC Arq.

Art. 12. Os casos omissos serão apreciados pelo(a) Diretor(a)-Geral, ouvidas preliminarmente a SEGDOC, a COPAD e/ou a SEDEST, no âmbito de suas atribuições.

Art. 13. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

HENRIQUE CARLOS DE ANDRADE FIGUEIRA
PRESIDENTE DO TRE-RJ