INSTRUÇÃO NORMATIVA DG TRE-RJ Nº 07, DE 13 DE AGOSTO DE 2020.

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições legais e regulamentares, e

CONSIDERANDO o disposto na Resolução 1.001/2017que institui a Política de Segurança da Informação - PSI/TRE-RJ;

CONSIDERANDO o disposto nos artigos 19 e 22 do Ato GP nº 71/2018, que instituiu, no Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro TRE-RJ, o Processo Administrativo Eletrônico, operacionalizado por intermédio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI);

CONSIDERANDO o disposto no artigo 15 e seguintes da Instrução Normativa DG nº 01/2018 sobre o Sistema Eletrônico de Informações SEI!; e

CONSIDERANDO as recomendações contidas na Resolução nº 31, de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), bem como na Lei nº 12.682/2012, sobre digitalização de documentos;

RESOLVE:

Seção I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º. O procedimento para migração de documentos e processos administrativos em suporte papel para formato digital, com vistas à disponibilização no SEI, no âmbito deste Tribunal, fica regulamentado por esta Instrução Normativa.

Art. 2º. A migração de documento/processo consiste no procedimento de transferência do documento em suporte físico para o ambiente digital, para continuidade de sua produção e tramitação através do SEI, com o respectivo encerramento de tramitação do documento/processo em meio físico.

Seção II

DO PROCEDIMENTO DE MIGRAC¸A~O

Art. 3º. No caso de pedido de migração de documentos/processos do SADP para o SEI, a Unidade solicitante deverá seguir o seguinte procedimento:

a) Criar no SEI o Processo "Documentação e Informação - Processo de solicitação de migração";
b) Gerar um documento através da opção "Incluir documento" (tipo de documento "DI - memorando - migração de documento ou processo") para solicitar a migração do documento/processo do SADP, contendo as seguintes informações:
b.1) número do protocolo/processo do SADP a ser migrado;
b.2) indicação das peças que serão marcadas na cópia digitalizada do documento ou processo a ser migrado (arquivo gerado em pdf), caso a unidade entenda necessário;
b.3) nome e nível de acesso tipo de processo SEI de destino do documento/processo a ser migrado.
b.4) nome do interessado (no caso de um contrato, o nome da Empresa);
b.5) no caso do processo com mais de 1 volume, informar a quantidade de volumes.
c) Enviar o processo de solicitação de migração para a SEPREX através da opção "Enviar Processo".

Parágrafo Único. Antes do envio do documento/processo físico à SEPREX, a unidade solicitante é responsável pela retirada de clipes, grampos, papéis adesivos ou de quaisquer outros  elementos que prejudiquem o manuseio do documento com vista à digitalização.

Art. 4º. A unidade solicitante deverá encaminhar o documento/processo físico a ser migrado para a SEPREX, efetuando o envio no SADP e munido da respectiva guia de tramitação.

Art. 5º. A SEPREX, ao receber o processo de solicitação de migração, efetuará no SEI o seguinte procedimento:

a) Abertura de processo no SEI, que receberá o mesmo número do protocolo SADP, efetuando a classificação e nível de acesso do processo conforme indicado pela unidade solicitante na alínea "b" do art. 3º, devendo revisar tais dados, quando incorretos, bem como solicitar tais dados à unidade solicitante, quando não fornecidos;
b) Lavrar o Termo de encerramento do trâmite físico do documento/processo que será incluído no documento/processo físico migrado (Anexo II);
c) Incluir no novo processo criado pela SEPREX, o arquivo em pdf do documento digitalizado através da tipologia "DI documento migrado do SADP";
d) Incluir Termo de migração de documento ou processo no Processo SEI que receberá o documento/processo migrado (Anexo I);
e) Envio do processo migrado com o número de protocolo do SADP para a unidade solicitante;
f) Enviar o documento/processo no SADP à Unidade Solicitante com o registro no campo "finalidade" da informação "Atendido conforme solicitação" e no campo "complemento", a informação "Tramitação física encerrada pela migração do documento para o SEI conforme solicitação através do processo SEI nº ...";
g) Devolver, fisicamente, o documento/processo para a Unidade solicitante, que deverá efetuar o arquivamento local, observando o respectivo prazo de guarda;
h) Encaminhar pelo SEI o processo de solicitação de migração à Unidade solicitante.

Art. 6º. A unidade solicitante, ao receber o processo de solicitação de migração, verifica se o procedimento foi feito corretamente e encerra o processo de migração no SEI.

Art. 7º. Deverá ser gerado um processo de solicitação de migração para cada documento/processo a ser migrado para o SEI.

Art. 8º. A SEPREX efetuará o envio pelo SEI do processo de solicitação de migração e do processo migrado, bem como devolverá os autos físicos do processo migrado à unidade solicitante.

Art. 9º. O procedimento de migração somente será executado após a unidade solicitante e a SEPREX estabelecerem um cronograma de entrega de documentos/processos a serem migrados, tendo em vista que enquanto for executada a migração o processo ficará impossibilitado de tramitar.

Seção III

DA PROTOCOLIZAÇÃO INDEVIDA NO SADP

Art. 10. A protocolização indevida de documento no SADP não é hipótese de migração para o sistema SEI, devendo a unidade, neste caso, efetuar o cancelamento do protocolo naquele sistema e criar neste o processo pretendido sob nova numeração automática. 

Seção IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. A SEPREX orientará quanto ao procedimento de migração de documentos e processos administrativos, a serem observados pelas unidades da sede, buscando padronizar e facilitar o uso do procedimento de acordo com as disposições estabelecidas nesta Instrução Normativa.

Art. 12. Os documentos e processos físicos que forem migrados deverão ser preservados pelas Unidades solicitantes, durante o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, bem como respeitada a sua destinação final.

Art. 13. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I

TERMO DE MIGRAÇÃO DE DOCUMENTO OU PROCESSO

Nesta data, nos termos do Memorando HIPERLINK , procedo à migração do processo protocolizado no SADP sob n.º ________, em suporte papel, para o Sistema SEI!, contendo os seguintes documentos digitalizados, com os quais o processo SEI se inicia:

DI - documento migrado do SADP HIPERLINK 

Informo ainda que foi realizada a conferência somente a partir da fl. _____ do vol ______. Os volumes e folhas anteriores foram previamente digitalizados pela Unidade solicitante. 

Cabe registrar que _________________________________________ [quaisquer irregularidades nos autos] 

[Cidade], ____ de _______ de _________

NOME DO SERVIDOR

Cargo

ANEXO II

TERMO DE ENCERRAMENTO DO TRÂMITE FÍSICO

Nesta data, encerro o trâmite físico do presente processo, em suporte papel, de folhas numeradas de n.º ____ à de n.º _________, correspondente a este termo, para dar continuidade no SEI com o mesmo número de protocolo do SADP, nos termos do Processo de Solicitação de Migração n.º __________________________.

Cabe registrar que ______________________________________________ [quaisquer irregularidades nos autos] 

[Cidade], ____ de _______ de _________

NOME DO SERVIDOR

Cargo

ADRIANA FREITAS BRANDAO CORREIA
Diretor(a)-Geral