Brasão

Tribunal Regional Eleitoral - RJ

Diretoria Geral

Secretaria de Administração

Coordenadoria de Gestão Documental, Informação e Memória

RESOLUÇÃO TRE-RJ Nº 1188, DE 24 DE AGOSTO DE 2021.

Dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos e Informações do Tribunal Regional Eleitoral (PGDI/TRE-RJ).

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e


CONSIDERANDO os direitos e garantias individuais e coletivos assegurados no art. 5º da Constituição Federal de 1988, bem como os princípios previstos no art. 37 do mesmo diploma;


CONSIDERANDO o dever de garantir a produção, uso, avaliação, destinação e acesso dos documentos arquivísticos como bens públicos previsto no art. 216, § 2º da Constituição da República;


CONSIDERANDO os comandos previstos pela Lei de Acesso à Informação quanto à transparência ativa, às qualidades da informação e à determinação dos graus de sigilo, que dependem de atividades prévias de avaliação e organização dos documentos arquivísticos, através da gestão documental;


CONSIDERANDO a necessidade de uma política integrada de padronização, classificação, avaliação, descrição e preservação dos documentos, em consonância com o que dispõe a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;


CONSIDERANDO a Lei n.º 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que, no seu art. 62, tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patrimônio cultural e a necessidade de preservar os documentos de interesse para o patrimônio histórico e cultural da nação;


CONSIDERANDO a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição da República;


CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 215, de 16 de dezembro de 2015, que dispõe, no âmbito do Poder Judiciário, sobre o acesso à informação e a aplicação da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011;


CONSIDERANDO o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME, cujas normas de funcionamento estão previstas na Resolução nº 324 do Conselho Nacional de Justiça;


CONSIDERANDO a Resolução 23.379/2012 do Tribunal Superior Eleitoral, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;


CONSIDERANDO a Resolução do TSE 23.501, de 19 de dezembro de 2021, que institui a Política de Segurança da Informação (PSI) no âmbito da Justiça Eleitoral;


CONSIDERANDO a Resolução do TRE-RJ 1.001, de 18 de dezembro de 2017, que dispõe sobre a Política de Segurança da Informação do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro (PSI/TRERJ);

CONSIDERANDO a Resolução do TRE-RJ 1.161, de 25 de janeiro de 2021, que regulamenta a aplicação, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que versa sobre o acesso à informação;


CONSIDERANDO os processos de trabalho criados pelo Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, que possuem como base material a identificação de tipos de documentos de arquivo, bem como os devidos requisitos arquivísticos, legais, administrativos e tecnológicos para a produção destes documentos e processos durante todo o seu ciclo de vida;


CONSIDERANDO a vedação expressa para a eliminação indevida de documentos contida no  Código Penal e na Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas para o meio ambiente;


CONSIDERANDO o dever de garantir a autenticidade e integridade dos documentos arquivísticos e de suas informações produzidas em qualquer suporte, inclusive em meio digital;


CONSIDERANDO a geração, tramitação, uso, conhecimento e manutenção das informações no exercício de suas competências devem permanecer íntegras, disponíveis e, quando aplicável, com o sigilo resguardado; e


CONSIDERANDO as informações neste Tribunal são armazenadas em diferentes suportes, veiculadas de diferentes formas e, portanto, vulneráveis a incidentes como desastres naturais, acessos não autorizados, mau uso, extravio, furto e falhas de equipamentos, dentre outros;


RESOLVE:
Art. 1º. A Política de Gestão de Documentos e Informações do Tribunal Regional Eleitoral (PGDI/TRE-RJ) PGDI passa a vigorar nos termos da presente Resolução.


Parágrafo único. Por Política de Gestão de Documentos e Informações do Tribunal Regional Eleitoral (PGDI/TRE-RJ) compreende-se o documento que declara o comprometimento da Administração com a gestão segura de seus documentos e informações, orienta e vincula todos os usuários para a adequada produção, tramitação, recepção, organização, uso, avaliação, disseminação, destinação, preservação e eliminação de documentos e informações pelos usuários internos e externos.


CAPÍTULO I


DAS DEFINIÇÕES E CONCEITOS TÉCNICOS


Art. 2º. Para melhor compreensão desta resolução e suas regulamentações adota-se o glossário anexo ao presente contendo definições e conceitos técnicos relacionados à gestão de documentos e informações.


CAPÍTULO II


DOS PRINCÍPIOS


Art. 3º. São princípios que regem a PGDI/TRE-RJ:


I - confidencialidade: propriedade do documento arquivístico e da informação que garante que estes não serão disponibilizados ou divulgados a indivíduos, entidades ou processos sem a devida autorização;


II - integridade: propriedade que garante que a informação mantém todas as características originais estabelecidas pelo proprietário;


III - autenticidade: propriedade que garante que o documento arquivístico possui integridade e identidade comprovadas;


a) integridade: característica que se refere à estabilidade da forma e do conteúdo do documento arquivístico e da informação ao longo do tempo, independentemente do suporte onde se encontra registrado;


b) identidade: característica que se refere à atribuição de autoria comprovada para o documento arquivístico e da informação produzida no cumprimento das atividades institucionais.

IV - acessibilidade: propriedade que possibilita o acesso e consulta a documentos de arquivo e informações registrados em qualquer suporte, sem quaisquer impedimentos de ordem tecnológica, física, ambiental ou linguística;


V - disponibilidade: propriedade do documento arquivístico e da informação que garante que estes serão acessíveis e utilizáveis sempre que demandados;


VI - organicidade: propriedade que garante que o documento arquivístico não é colecionado, mas sim produzido sequencialmente, para cumprimento das atividades institucionais;


VII - primariedade: propriedade da informação que foi coletada a partir de uma fonte original de informação, sem modificações; e


VIII - transparência ativa: mecanismo que garante a disponibilização do acesso amplo a documentos arquivísticos e informações produzidas e recebidas em cumprimento às atividades do Tribunal em qualquer suporte, inclusive por meio eletrônico, sem a necessidade de solicitação feita por usuário externo, ressalvados os documentos arquivísticos e informações com restrição temporária por grau de sigilo.


CAPÍTULO III


DO OBJETIVO


Art. 4º. A PGDI/TRE-RJ tem por finalidade dotar a Administração de instrumentos normativos e organizacionais adequados a assegurar a confidencialidade, a integridade, a autenticidade, a irretratabilidade e a disponibilidade no uso documentos arquivísticos e informações, promovendo a cultura de transparência ativa e o acesso amplo a documentos e informações, ressalvadas as hipóteses de sigilo legalmente previstas.


Art. 5º. São objetivos da PGDI /TRE-RJ:


I - instituir diretrizes estratégicas, responsabilidades e competências visando à estruturação da gestão de documentos e informações;


II - promover ações necessárias à implementação, à manutenção e ao aprimoramento da gestão de documentos e informações;


III - promover a conscientização e a capacitação de recursos humanos em gestão de documentos e informações; e


IV - criar condições para garantir o acesso oportuno a documentos arquivísticos e informações.


CAPÍTULO IV


DA ESTRUTURA NORMATIVA


Art. 6º. A estrutura normativa da gestão de documentos e informações, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, seguirá a seguinte conformação:


I - Política de Gestão de Documentos e Informações, que contempla a estrutura, diretrizes e responsabilidades referentes à gestão de documentos e informações e é corporificada pela presente resolução e por outros atos da Presidência do TRE-RJ; e


II - Normas de Gestão de Documentos e Informações, disciplinadas mediante atos normativos da Diretoria-Geral, que contemplam obrigações e regras operacionais a serem seguidas de acordo com as diretrizes estabelecidas na Política de Gestão de Documentos e Informações.


CAPÍTULO V


DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


Art. 7º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do TRE-RJ (COPAD/TRE-RJ), subordinada à Diretoria-Geral do Tribunal, será composta, dentre servidores ocupantes de cargo efetivo da Justiça Eleitoral, e no mínimo:


I - um servidor responsável pela unidade de gestão documental;


II - um servidor responsável pelas atividades de Memória da instituição;


III - um servidor da unidade de tecnologia da informação;


IV - um servidor graduado em curso superior de Arquivologia;

V - um servidor graduado em curso superior de História; e


VI - um servidor graduado em curso superior de Direito.


Art. 8º. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do TRE-RJ (COPAD/TRERJ):


I - propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;


II - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;


III - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;


IV - analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los; e


V - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória.


VI - propor melhorias a esta PGDI/TRE-RJ nos assuntos relacionados à avaliação de documentos;


VII - propor normas, procedimentos, planos e/ou processos, nos termos do art. 6º nos assuntos relacionados à avaliação de documentos, visando à operacionalização desta PGDI/TRE-RJ;


VIII - propor critérios para avaliação de documentos arquivísticos de potencial valor histórico;


IX - solicitar parecer à unidade de memória quanto à aplicação de critérios de potencial valor histórico aos documentos arquivísticos do Tribunal, incluindo seus processos;


X - propor ações visando à fiscalização da aplicação das normas e da política de gestão documental e da informação, nos assuntos relacionados à avaliação de documentos; e


XI - realizar a avaliação de documentos arquivísticos do Tribunal, solicitando, sempre que necessário, a liberação de seus membros para a execução desta atividade por período determinado, quando restar configurado(a) volume e/ou complexidade da avaliação a ser realizada, principalmente quando inserida em projetos ou iniciativas estratégicas.


§ 1º A COPAD/TRE-RJ poderá solicitar o auxílio temporário de servidores das unidades do Tribunal para colaborar com as atividades da Comissão.


§ 2º Sempre que necessário, a COPAD/TRE-RJ poderá solicitar aos titulares das unidades informações pertinentes à avaliação de documentos.


CAPÍTULO VI


DAS COMPETÊNCIAS DAS UNIDADES


Art. 9º. Compete à Presidência do TRE-RJ:


I - apoiar a aplicação das ações estabelecidas nesta PGDI/TRE-RJ;


II - garantir os recursos para implementação desta PGDI/TRE-RJ; e


III - zelar pela observância do princípios e diretrizes desta PGDI/TRE-RJ em todas as suas decisões.


Art. 10. Compete à Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral:


I - empreender medidas e expedir normas para adequar as práticas cartorárias a esta PGDI/TRERJ ou propô-las à Corregedoria-Geral Eleitoral, nos casos em que for competência desta; e


II - colaborar para a execução das orientações técnicas e dos procedimentos estabelecidos por esta PGDI/TRE-RJ.


Art. 11. Compete ao Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal:


I - aprovar normas, procedimentos, planos e/ou processos que lhe forem submetidos pela Seção de Gestão Documental, pela Seção de Gestão da Informação e Jurisprudência e pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, em suas respectivas esferas de competência;


II - apoiar a aplicação das ações estabelecidas nesta PGDI/TRE-RJ; e


III - designar as unidades responsáveis por tipos de processo administrativo.

Parágrafo Único. Os responsáveis por tipos de processo administrativo de que trata o inciso III serão vinculados à função ou ao cargo da respectiva unidade.


Art. 12. Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação, na sua área de atuação:


I - prover o apoio necessário à implementação da PGDI/TRE-RJ;


II - prover os ativos de processamento necessários ao cumprimento da PGDI/TRE-RJ;


III - apoiar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a Seção de Gestão Documental e a Seção de Gestão da Informação e Jurisprudência com o conhecimento de cunho técnico e tecnológico, aplicado à execução da PGDI/TRE-RJ;


IV - disponibilizar e gerenciar a infraestrutura necessária aos sistemas informatizados relacionados à avaliação de documentos, gestão de documentos e gestão da informação; e


V - dar suporte às ferramentas tecnológicas necessárias à execução das atividades das áreas de gestão documental.


Art. 13. Compete à Secretaria de Administração, na sua área de atuação:


I - apoiar a aplicação das ações estabelecidas nesta PGDI/TRE-RJ;


II - por ocasião da contratação de empresas prestadoras de serviço, adotar as medidas necessárias para garantir que o acesso a documentos e ativos de informação por prestadores de serviço seja realizado mediante assinatura de termo de sigilo e adequada ciência das normas relacionadas à documentos e informações; e


III - adotar as medidas necessárias por ocasião do desligamento de empregados das empresas prestadoras de serviço contratadas e comunicar às demais unidades do Tribunal, com vistas à pertinente remoção dos acessos a sistemas, documentos e informações da Justiça Eleitoral;


Art. 14. Compete à Secretaria de Gestão de Pessoas, na sua área de atuação:


I - apoiar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a Seção de Gestão Documental e a Seção de Gestão da Informação e Jurisprudência na missão de assegurar que os servidores efetivos e requisitados, ocupantes de cargo em comissão sem vínculo efetivo, colaboradores e estagiários conheçam suas atribuições e responsabilidades em relação à gestão de documentos, avaliação de documentos e gestão da informação;


II - adotar as medidas necessárias para garantir que os magistrados, servidores efetivos e requisitados e ocupantes de cargo em comissão sem vínculo efetivo e estagiários, registrem assinatura de termo de sigilo e recebam adequada ciência das normas relacionadas à documentos e informação antes de entrar em efetivo exercício no cargo;


III - adotar as medidas necessárias, quando da mudança de lotação, afastamentos ou desligamento de pessoal e comunicar o fato às demais unidades do Tribunal com vistas à pertinente remoção dos acessos a sistemas, documentos e informações da Justiça Eleitoral do Rio de Janeiro; e


IV - capacitar regularmente os servidores que atuam diretamente com gestão de documentos, avaliação de documentos e gestão da informação, no que for pertinente;


Art. 15. Compete à Secretaria de Auditoria Interna realizar auditorias sobre gestão de documentos e da informação, conforme planejamento da área.


Art. 16. Compete à Seção de Gestão Documental:


I - propor melhorias a esta PGDI/TRE-RJ nos assuntos relacionados à gestão documental, ressalvada a competência específica da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quanto à avaliação de documentos;


II - propor normas, procedimentos, planos e/ou processos, nos assuntos relacionados à gestão documental, visando à operacionalização desta PGDI/TRE-RJ, ressalvada a competência específica da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quanto à avaliação de documentos;

III - propor iniciativas e identificar os recursos necessários à implementação das ações de gestão documental;


IV- coordenar as atividades relacionadas à elaboração e atualização das Bases de Conhecimento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!);


V - operacionalizar e conduzir o processo de identificação e avaliação de tipos documentais junto às unidades do Tribunal para posterior avaliação e aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;


VI - operacionalizar e conduzir as alterações nos instrumentos de gestão documental para posterior submissão à avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; e


VII - colaborar com a estruturação das ações de gestão da memória.


Art. 17. Compete à Coordenadoria de Comunicação Social, em conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a Comissão de Segurança da Informação, a Seção de Gestão Documental e a Seção de Gestão da Informação e Jurisprudência:


I - promover campanhas de conscientização sobre a importância da avaliação de documentos, da gestão de documentos e da gestão da informação; e


II - divulgar esta PGDI/TRE-RJ.


Art. 18. Compete à Seção de Gestão da Informação e Jurisprudência:


I - propor o processo de classificação da informação no âmbito do Tribunal;


II - propor iniciativas e identificar os recursos necessários à implementação das ações de gestão da informação;


III - propor normas, procedimentos, planos e/ou processos, nos assuntos relacionados à gestão da informação; e


IV - executar as orientações técnicas e os procedimentos estabelecidos nesta política.


Art. 19. Compete aos Cartórios Eleitorais:


I - executar as orientações técnicas e os procedimentos definidos para a gestão de seus documentos; e


II - observar as normas regulamentares para o recolhimento de documentos arquivísticos para a Seção de Arquivo Central.


Art. 20. Compete aos titulares de todas as unidades do Tribunal, no âmbito das suas áreas de atuação:


I - cumprir as normas e procedimentos atinentes à PGDI/TRE-RJ;


II - gerenciar tipos de documentos, tipos de processo e Bases de Conhecimento sob a responsabilidade de sua unidade, zelando para que todas as informações correspondentes estejam atualizadas e de acordo com as legislações e as normas que regem as suas atividades;


III - auxiliar o responsável por tipo de processo administrativo no estabelecimento de regras, no empreendimento das ações referentes à organização, à coordenação, ao controle e à supervisão dos assuntos relacionados à gestão de documentos;


IV - propor ao responsável por tipo de processo administrativo a atualização de normas, orientações, procedimentos e tipos de documentos para composição da respectiva Base de Conhecimento de processos implantados no Sistema Eletrônico de Informações (SEI!);


V - promover o adequado manuseio e armazenamento de documentos, processos e demais ativos de informação, conforme diretrizes e normas estabelecidas, inclusive os classificados como sigilosos em locais específicos;


Art. 21. Compete a todos os usuários:


I - responder por toda atividade executada com o uso de sua identificação no acesso a documentos e ativos de informação;


II - proteger os documentos e informações com restrição de acesso obtidos em decorrência do exercício de suas atividades;

III - observar o adequado manuseio e armazenamento de documentos e processos;


IV - executar as orientações técnicas e os procedimentos estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Comissão Permanente de Segurança da Informação, unidade de memória e unidades de gestão de documentos e da informação;


CAPÍTULO VII


DAS DIRETRIZES


Art. 22. Deverão ser criadas instruções normativas, sempre que for necessário detalhar procedimentos, planos e/ou processos, para as seções elencadas neste capítulo.


Seção I


Do Processo de Identificação e Avaliação de Documentos


Art. 23. Todo documento arquivístico produzido nas atividades desempenhadas pelo Tribunal será objeto de identificação e avaliação no sistema de gestão de documentos, a fim de que, após aprovação, passe a integrar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade do órgão, conforme determinado pela legislação arquivística.


§ 1º A inclusão, identificação, avaliação e atualização das informações relacionadas ao documento arquivístico serão realizadas pela unidade competente para o seu gerenciamento, conforme competências previstas no Regulamento Interno da Secretaria do Tribunal.


§ 2º As solicitações de inclusão, alteração e exclusão de tipologias documentais deverão ser feitas através de abertura de processo específico para tais finalidades, após inserção dos dados das tipologias documentais no sistema para identificação e avaliação de documentos pela unidade solicitante.


Seção II


Da produção e tramitação de documentos


Art. 24. A produção e tramitação de documentos arquivísticos obedecerá a competência prevista para as unidades administrativas e será conforme os perfis de acesso definidos para cada unidade nos sistemas de processo eletrônico adotados no Tribunal.


Art. 25. A produção e tramitação de documentos arquivísticos será realizada obrigatoriamente nos sistemas previstos para funcionamento no Tribunal, conforme prévia indicação pela Administração.


Art. 26. Deve-se garantir a integridade e autenticidade dos documentos arquivísticos - inclusive os processos - produzidos em qualquer suporte.


Art. 27. Os documentos produzidos em sistemas eletrônicos para cumprimento das atividades do Tribunal poderão ser assinados da seguinte forma:


I - Inserção de nome de usuário (login) e senha;


II - Utilização de mecanismo de assinatura digital, certificado pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.


Subseção I


Do uso do Sistema Eletrônico de Informações - SEI


Art. 28. A produção e tramitação de documentos arquivísticos será sistematizada para cada tipo de processo SEI mediante a elaboração de Base de Conhecimento.


§ 1º A cada tipo de processo SEI corresponde uma Base de Conhecimento, cujas alterações, inclusões ou exclusões deverão ser efetuadas pela unidade responsável pelo tipo de processo SEI.


§ 2º As fichas da Base de Conhecimento serão associadas a cada tipo de processo administrativo e conterão orientações e diretrizes obrigatórias para a produção dos processos administrativos no sistema SEI.


§ 3º As solicitações de alteração das fichas de Base de Conhecimento deverão ser formalizadas através de processo próprio, pela unidade responsável pelo tipo de processo.


§ 4º Haverá uma unidade responsável designada para cada tipo de processo SEI com competência e responsabilidade para solicitar alterações na Base de Conhecimento.

§ 5º Todas as unidades que participam do fluxo do processo são responsáveis pelas tipologias de sua respectiva área, devendo solicitar à unidade responsável pelo tipo processo SEI as alterações, inclusões ou exclusões de tipologias documentais.


§ 6º As fichas da Base de Conhecimento conterão pelo menos as seguintes informações: objetivo do documento a ser produzido, nome do documento no SEI, nome do documento no sistema de gestão documental, indicação das unidades que podem produzir o documento, indicação das unidades que podem assinar o documento e indicação da existência de documentos que possam conter dados pessoais ou dados pessoais sensíveis.


Art. 29. Cada unidade terá acesso aos tipos de documentos e processos no SEI conforme indicação nas fichas da Base de Conhecimento, encaminhadas à Seção de Gestão Documental, quanto às unidades competentes para produzir e assinar documentos.


Art. 30. Os documentos produzidos no SEI somente terão validade legal após assinatura eletrônica, autenticação ou certificação digital.


Seção III


Da destinação de documentos


Art. 31. Após o cumprimento de seus prazos de guarda, os documentos arquivísticos deverão ser recolhidos para guarda permanente ou eliminados, conforme previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos.


Art. 32. A eliminação de documentos arquivísticos deverá ser realizada mediante solicitação de autorização para abertura de procedimento de eliminação de documentos encaminhada à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.


Parágrafo Único. Cópias de documentos arquivísticos, assim como documentos sem preenchimento, inutilizados e documentos bibliográficos que não sejam considerados de interesse pela Seção de Biblioteca para composição do acervo bibliográfico do Tribunal deverão ser eliminados a critério da chefia imediata.


Art. 33. Os documentos arquivísticos para guarda permanente deverão ser encaminhados à Seção de Arquivo Central.


Parágrafo Único. As Zonas Eleitorais somente poderão enviar documentos de guarda permanente para recolhimento à Seção de Arquivo Central, após manifestação favorável da Coordenadoria de Gerenciamento Documental e da Informação.


Art. 34. O arquivamento de documentos arquivísticos em fase intermediária deverá ser realizado na respectiva unidade responsável.


Parágrafo único. Mediante justificativa fundamentada, excepcionalmente, e manifestação prévia da Coordenadoria de Gerenciamento Documental e da Informação, poderá ser admitido o recolhimento ao Arquivo Central de documentos arquivísticos em fase intermediária.


Seção IV


Do Controle de acessos a documentos e informações


Art. 35. O controle de acesso a documentos e informações deverá ser feito respeitando a classificação de sigilo prevista nos instrumentos de gestão documental vigentes no Tribunal.


Art. 36. O acesso à informação no Tribunal observará os preceitos da Lei de Acesso à Informação e de suas regulamentações, compreendendo:


I - Informação baseada em documento arquivístico do Tribunal, inclusive processo, cuja autenticidade e fonte possam ser confirmadas, independente do suporte;


II - Informação com alguma restrição de acesso identificada em documentos arquivísticos, custodiada pelo próprio Tribunal, sigilosa ou pessoal.


Art. 37. Deverá ser promovida a cultura de transparência ativa, com base nos instrumentos de gestão documental e de gestão da informação do Tribunal.

§ 1º Além dos mecanismos de transparência ativa constantes da Lei de Acesso à Informação e de suas regulamentações, poderão ser submetidos à apreciação superior outros mecanismos identificados pelas áreas de gestão documental e da informação, assim como pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.


§ 2º Deve-se utilizar, tanto quanto possível, o formato de dados abertos para as informações disponibilizadas em meio eletrônico, especialmente na página eletrônica do Tribunal na Internet.


CAPÍTULO VIII


DAS RESPONSABILIDADES


Art. 38. Esta PGDI/TRE-RJ se aplica a todos os magistrados, membros do Ministério Público, servidores efetivos e requisitados, ocupantes de cargo em comissão sem vínculo efetivo, estagiários, prestadores de serviço, colaboradores e usuários externos que fazem uso dos ativos de informação e de processamento no âmbito da Justiça Eleitoral fluminense.


Parágrafo único. Todos aqueles relacionados no caput deste artigo são co-responsáveis pela gestão de documentos e gestão da informação, devendo, para tanto, conhecer e seguir a PGDI/TRE-RJ.


Art. 39. São responsabilidades dos usuários:


I - proteger informações, documentos e processos sigilosos e pessoais obtidos em decorrência do exercício de suas atividades;


II - reportar tempestivamente ao Gestor de Segurança da Informação quaisquer falhas ou indícios de falhas de segurança de que tenha conhecimento ou suspeita;


III - guardar sigilo de senhas e códigos fornecidos para utilização dos equipamentos e sistemas da Justiça Eleitoral do Rio de Janeiro, adotando medidas para manutenção de sua confidencialidade;


IV - utilizar os documentos, informações e dados a que tem acesso no exercício de suas atividades para uso exclusivo de suas atribuições funcionais;


V - responder por toda atividade executada com o uso de sua identificação;


VI - ter pleno conhecimento desta PGDI/TRE-RJ;


VII - gerenciar os documentos e os ativos de informação sob sua responsabilidade.


Art. 40. O descumprimento desta PGDI/TRE-RJ será objeto de apuração pela unidade competente do Tribunal e pode acarretar, isolada ou cumulativamente, nos termos da legislação aplicável, sanções administrativas, civis e penais, assegurados aos envolvidos o contraditório e a ampla defesa.


CAPÍTULO IX


DAS DISPOSIÇÕES FINAIS


Art. 41. A PGDI/TRE-RJ, as normas e os procedimentos de gestão de documentos, avaliação de documentos e gestão da informação devem ser analisados e revistos, em intervalos mínimos ou quando mudanças significativas ocorrerem, para assegurar sua contínua pertinência, adequação, eficácia e aprimoramento.


Parágrafo único. Qualquer usuário poderá encaminhar à Seção de Gestão Documental, à COPAD/TRE-RJ ou à Seção de Gestão da Informação e Jurisprudência, para apreciação, sugestão para melhoria desta PGDI/TRE-RJ, das normas e dos procedimentos de gestão de avaliação de documentos e de gestão da informação.


Art. 42. Os documentos de ajuste, a exemplo de contratos, convênios, acordos de cooperação e outros instrumentos congêneres, celebrados pelo Tribunal, devem observar, no que couber, as diretrizes, normas e procedimentos estabelecidos na PGDI/TRE-RJ.


Art. 43. Deverão ser observados os requisitos constantes no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro (MoReq-Jus) para todo o ciclo de vida da produção de documentos arquivísticos em sistemas oficiais do Tribunal.

Art. 44. Os Atos GP nº 633/13 e 463/17 serão utilizados para, respectivamente, o recebimento das propostas de mudanças à Tabela de Temporalidade e dos procedimentos de eliminação de documentos neste Tribunal, até definição de norma posterior.


Art. 45. Os casos omissos desta PGDI/TRE-RJ serão resolvidos pela Diretoria Geral, com auxílio da Seção de Gestão Documental, para assuntos relacionados à gestão de documentos, da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para assuntos relacionados à avaliação de documentos e da Seção de Gestão da Informação e Jurisprudência, para assuntos relacionados à gestão da informação.


Art. 46. Revogam-se as disposições em contrário.


Art. 47. A presente Resolução entra em vigor na data de sua publicação.


Rio de Janeiro, 24 de Agosto de 2021.


Desembargador CLÁUDIO LUÍS BRAGA DELL'ORTO
Presidente do TRE-RJ


ANEXO - GLOSSÁRIO


Para os efeitos deste Ato e de suas regulamentações, entende-se por:


I - arquivo: conjunto de documentos arquivísticos produzidos e recebidos por um órgão no cumprimento de suas atividades, independentemente do suporte;


II - arquivo corrente: conjunto de documentos arquivísticos com produção, tramitação e consulta frequentes;


III - arquivo intermediário: conjunto de documentos arquivísticos com pouca frequência de produção, tramitação e consulta, que aguardam sua destinação final;


IV - atividade: conjunto de tarefas desempenhadas por uma unidade organizacional específica e que compõem um processo, tais operações são orientadas para um objetivo definido, produzindo um resultado específico;


V - ativo: qualquer bem, tangível ou intangível, que tenha valor para a organização;


VI - ativo de informação: patrimônio composto por todos os dados e informações gerados, adquiridos, utilizados ou armazenados pela Justiça Eleitoral;


VII - avaliação de documentos: processo de análise de documentos arquivísticos, que estabelece os prazos de guarda e a destinação final destes documentos, de acordo com os valores que lhe são atribuídos


VIII - base de conhecimento: registro que consolida as regras de negócio, bem como a identificação e produção dos documentos associados a um tipo de processo específico no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e respectivas unidades produtoras;


IX - ciclo de vida da informação: ciclo formado pelas fases de produção, recepção, organização, uso, disseminação e destinação;


X - ciclo de vida do documento arquivístico: conjunto de fases que o documento arquivístico atravessa, desde a sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente;


XI - classificação de documentos: atividade de gestão de documentos que atribui contexto aos documentos arquivísticos ao organizá-los dentro de classes específicas, utilizando-se metodologia funcional;


XII - classificação da informação: atividade de gestão da informação que trata o devido acesso à informação contida em documentos arquivísticos, de acordo com o respectivo grau de sigilo.


XIII - colaboradores: pessoa física ou jurídica que contribui para os serviços eleitorais, voluntariamente ou por imposição legal, sem remuneração;


XIV - competência: maior nível de classificação e agregação funcional para documentos arquivísticos, correspondente ao conjunto de funções e atividades desempenhadas pelo Tribunal em uma área de atuação específica;

XV - conjuntos informacionais: nível de classificação e agregação de informações identificado a partir da análise de documentos arquivísticos;


XVI - criticidade: nível de classificação de documentos arquivísticos e de conjuntos informacionais que identifica a respectiva importância da informação para a continuidade do negócio;


XVII - custodiante: responsável pelo processamento ou armazenamento da informação nas tarefas de rotina por delegação do gestor da informação;


XVIII - dados: representação de fatos, conceitos e instruções, por meio de sinais de uma maneira formalizada, possível de ser transmitida ou processada pelo homem ou por máquinas;


XIX - dados abertos: dados passíveis de uso, reuso e redistribuição por qualquer pessoa, mediante a identificação da sua fonte;


XX - destinação final: identificação da forma de tratamento do documento arquivístico após processo de avaliação de documentos, que determina se o documento arquivístico deve ser eliminado ou recolhido para guarda permanente, após a conclusão do seu prazo de guarda;


XXI - diretriz: orientação que descreve o que deve ser feito e como, para se alcançar finalidades e objetivos estabelecidos em políticas;


XXII - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte;


XXIII - documento arquivístico: informação registrada, independente do suporte, produzida, recebida e acumulada no decorrer das atividades de um órgão, com organicidade e que possui elementos suficientes para servir de prova de ações realizadas;


XXIV - eliminação: ato de eliminar documentos arquivísticos sem valor secundário, ou que não sejam originais;


XXV - função: conjunto de atividades análogas, interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de trabalho;


XXVI - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso e avaliação de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua destinação final;


XXVII - gestão da informação: administração da produção, uso, disseminação e acesso à informação extraída a partir de documentos arquivísticos e sistemas institucionais, independente do suporte;


XXVIII - gestor de ativo da informação: responsável por garantir o uso adequado do ativo de informação, a definição de critérios de acesso, classificação, tempo de vida e normas específicas de seu uso;


XXIX - grau de sigilo: nível de acesso atribuído a um documento arquivístico em razão da natureza de seu conteúdo e legislação associada, com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tenha necessidade de conhecê-lo;


XXX - identificação de documentos: função arquivística responsável pela atribuição de dados básicos sobre a criação de uma tipologia documental, tais como o nome da tipologia documental e, ainda, objetivo de produção, fundamentação legal, vinculação eventual a processo e modelo de documento associados à tipologia documental;


XXXI - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;


XXXII - informação de acesso restrito ou sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de hipótese legal de sigilo, subdividida em:


a) Classificada: em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, à qual é atribuído grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto, conforme estabelecido pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; e pelaResolução CNJ nº 215, de 16 de dezembro de 2015;

b) Não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;


XXXIII - instrumento de gestão documental: instrumento utilizado para a classificação ou avaliação de documentos arquivísticos;


XXXIV - irretratabilidade (ou não repúdio): garantia de que uma pessoa se responsabilize pela criação ou assinatura de documento arquivístico ou informação;


XXXV - metodologia funcional: metodologia que considera o funcionamento do Tribunal através do reconhecimento de sua organização em competências, funções e atividades;


XXXVI - notação: código numérico hierarquizado, utilizado para a identificação de competências, funções, atividades e tipologias documentais em um instrumento de gestão documental.


XXXVII - Plano de Classificação de Documentos: instrumento de gestão documental que classifica os documentos arquivísticos em tipologias documentais, dispostos em classes estabelecidas com notações específicas, com a utilização de uma metodologia funcional;


XXXVIII - processo: conjunto de atos encadeados, materializados em um conjunto de documentos arquivísticos oficialmente reunidos com organicidade, no curso de uma ação administrativa ou judicial;


XXXIX - recurso informacional: além da própria informação, é todo o meio direto ou indireto utilizado para o seu tratamento, tráfego e armazenamento;


XL - rede de computadores: rede formada por um conjunto de máquinas eletrônicas com processadores capazes de trocar informações e partilhar recursos, interligados por um subsistema de comunicação ou seja, existência de dois ou mais computadores , e outros dispositivos interligados entre si de modo a poder compartilhar recursos físicos e lógicos, sendo que estes podem ser do tipo dados, impressoras, mensagens (e-mails), entre outros;


XLI - Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento de gestão documental para avaliação de documentos arquivísticos identificados como tipologias documentais que, a partir da análise de seus valores, estabelece seus prazos de guarda corrente e intermediários, destinação final e grau de sigilo, bem como eventual vinculação a processo e fundamentação legal;


XLII - tipologia documental: é a identificação dada a um documento arquivístico, composta da espécie documental e da atividade relacionada a este documento, sendo a atividade referente à junção da ação com o objeto (assunto) de que trata o documento, com o respectivo código de classificação para contextualização da sua produção;


XLIII - tratamento da informação: formas específicas e pré-determinadas para recepção, produção, reprodução, utilização, acesso, transporte, transmissão, distribuição, armazenamento, eliminação e controle da informação, conforme sua classificação quanto à acesso e criticidade;


XLIV - unidade responsável por tipo de processo - unidade formalmente designada como responsável por um tipo de processo com a responsabilidade de consolidar as informações sobre as regras de negócio e o registro de informações e documentos relacionados ao respectivo procedimento;


XLV - usuário externo: qualquer pessoa física ou jurídica que requeira providências referentes às atividades ou a quem tenha sido concedido acesso aos serviços da Justiça Eleitoral e não se inclua no conceito de usuário interno;


XLVI - usuário interno: qualquer pessoa física que faça uso de documentos e informações e exerça atividade na Justiça Eleitoral do Rio de Janeiro, ainda que temporariamente, com ou sem remuneração.


XLVII - valor primário: valor atribuído a documento arquivístico em função do interesse que possa ter para um órgão, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

XLVIII - valor secundário: valor atribuído a documento arquivístico em função do interesse que possa ter para um órgão, tendo em vista a sua utilidade devido ao seu caráter de prova legal ou pela utilidade das informações contidas nesse documento para a pesquisa.


XLIX - credencial de segurança - certificado que autoriza pessoa para o tratamento de informação classificada;


L - credenciamento de segurança - processo utilizado para habilitar órgão ou entidade pública ou privada, e para credenciar pessoa para o tratamento de informação classificada;


LI - tratamento da informação classificada - conjunto de ações referentes a produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle de informação classificada em qualquer grau de sigilo.

Este texto não substitui o publicado no  DJE TRE-RJ n°201, de 27/08/2021, p. 73

FICHA NORMATIVA

Data de Assinatura: 24/08/2021

Ementa:  Dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos e Informações do Tribunal Regional Eleitoral (PGDI/TRE-RJ).

Situação: Não consta revogação.

Presidente: Desembargador CLÁUDIO LUÍS BRAGA DELL'ORTO

Data de publicação:  DJE TRE-RJ n°201, de 27/08/2021, p. 73

Alteração: Não consta alteração.