ATO GP TRE-RJ Nº 633, DE 03 DE DEZEMBRO DE 2013.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

CONSIDERANDO o disposto no art. 20 da Lei n° 8.159/91, de 08/01/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

CONSIDERANDO a aprovação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, publicada no DOERJ de 21/06/2007 e suas atualizações, publicadas nos DOERJ de 10/09/2007, 08/11/2007, 13/12/2007 e 10/03/2008;

CONSIDERANDO que todos os documentos arquivísticos gerados pelo Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro constituem parte integrante de seu patrimônio;

CONSIDERANDO que o patrimônio arquivístico é um bem público cuja integridade cabe ao Estado assegurar;

CONSIDERANDO a importância do trabalho de avaliação de documentos para a eficácia das atividades de gestão documental,

RESOLVE:

Art. 1º Fica estabelecida a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro como instrumento de padronização para arquivamento e destinação de documentos das Unidades do Tribunal, conforme aprovado pelo Ato nº 46/13 e suas alterações posteriores.

§1º Define-se como Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) o instrumento resultante da avaliação documental, cuja finalidade é determinar os prazos de guarda e a destinação final dos documentos das Unidades deste Tribunal.

§2º Para efeitos deste Ato, consideram-se documentos das Unidades deste Tribunal aqueles produzidos e recebidos pela Secretaria do Tribunal e Zonas Eleitorais na execução de suas atividades jurisdicionais e administrativas.

§3º Aplicar-se-á a TTDD a todos os documentos constantes dos arquivos correntes, intermediários e do arquivo permanente, independentemente do suporte utilizado para o documento.

§4º Os documentos serão classificados na Unidade de origem, com base nos códigos de classificação constantes da TTDD.

§5º Salvo expressa previsão em contrário, os prazos de guarda previstos na TTDD serão contados em anos a partir da data da produção do documento.

§6º A série de classificação 200 refere-se aos documentos pertencentes às Zonas Eleitorais e Corregedoria, devendo estas, quando ali não previsto, observar, se houver, os demais prazos de guarda referidos na Tabela.

§7º O Código de Classificação de Documentos, constante do Anexo 2, refere-se ao conjunto de documentos pertencente a cada código de classificação da TTDD e seus respectivos subcódigos, quando houver.

Art. 2º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos visa sistematizar o arquivamento de documentos em arquivos correntes e intermediários localizados nas diversas Unidades, com vistas à sua destinação final para guarda permanente ou eliminação.

§1º Consideram-se arquivos correntes aqueles que possuam em seu acervo documentos em fase de tramitação ou objeto de consultas constantes nas Unidades aonde devem ser arquivados em fase corrente.

§2º Consideram-se arquivos intermediários aqueles que possuam em seu acervo documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam destinação final em local de armazenagem temporária.

§3º Considera-se arquivo permanente o conjunto de documentos recolhidos dos arquivos corrente e intermediário, em conformidade com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, e que devam constituir o acervo do Tribunal em caráter permanente.

Art. 3º As Unidades que possuam documentos que possam constituir o acervo histórico do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro deverão contactar a Comissão Regional do Projeto Memória para análise da documentação e, em sendo aprovado, guarda em caráter permanente.

Art. 4º As Unidades deverão seguir e observar os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos para o recolhimento e encaminhamento de documentos aos arquivos intermediários e ao arquivo permanente.

Art. 5º As solicitações de inclusão, alteração ou exclusão na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deverão ser encaminhadas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD), através de documento protocolizado. 

§1º As solicitações acolhidas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD) serão submetidas à apreciação da Presidência, ouvida previamente a Corregedoria quando relativas às Zonas Eleitorais.

§2º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, se alterada, será consolidada e publicada no mês de janeiro.

Art. 6º É vedada a eliminação de documentos que não constem da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 7º. Todos os documentos das Unidades do Tribunal, recebidos ou expedidos, ao serem enviados para os arquivos corrente, intermediário ou permanente, serão registrados no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) ou em livro próprio da Zona Eleitoral.

Art. 8º Compete ao Juiz Eleitoral, nas Zonas Eleitorais, e ao Diretor-Geral, na Secretaria do Tribunal, autorizar a abertura do procedimento administrativo de eliminação de documento cuja destinação final seja a eliminação.

§1º O procedimento se iniciará com a publicação, por meio da Imprensa Oficial ou em local de costume, do ato de designação do servidor responsável pela eliminação, que será necessariamente lotado na Unidade de guarda dos documentos.

§2° As Zonas Eleitorais elaborarão Lista de Documentos para Eliminação e Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme modelos constantes dos Anexos 3 e 4, respectivamente, bem como cópia da Portaria de designação do servidor responsável pela eliminação, e os encaminharão à Corregedoria para análise de sua regularidade e, após a confirmação de sua regularidade, darão ciência ao representante do Ministério Público, pela Zona Eleitoral correspondente.

§3° As Unidades da Secretaria do Tribunal elaborarão Lista de Documentos para Eliminação e Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme modelos constantes dos Anexos 3 e 4, respectivamente, e os encaminharão à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para análise de sua regularidade.

§4° O prazo entre a publicação do Edital, a que se refere o §3° deste artigo, e a realização da eliminação não deverá ser inferior a 45 (quarenta e cinco) dias.

§5º Por ocasião da eliminação, deverá ser lavrado o Termo de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do Anexo 5, devendo as Zonas Eleitorais observarem os procedimentos previstos no Manual de Procedimentos Cartorários da Corregedoria.

§6º Imediatamente após a eliminação, o registro do documento no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) deverá ser atualizado com a informação de sua eliminação, nos termos do disposto no Capítulo X da Instrução Normativa DG nº 03/2012.

§ 7º As Zonas Eleitorais providenciarão a correspondente anotação de eliminação no SADP ou em livro próprio nos termos do disposto no § 6º, tão logo sejam os documentos eliminados.

Art. 9º Ficam revogados os Atos GP 653/08, 910/08 e 756/09.

Art. 10. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargadora LETÍCIA SARDAS
Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

(Anexo 2)

LISTA DE DOCUMENTOS PARA ELIMINAÇÃO

(Modelo: Anexo 3)

Lista de Documentos para Eliminação - (Sigla da Unidade)

Processo nº _______ / _______

(Nome do Município)/RJ, (dia) / (mês) / (ano).

(Nome, cargo e assinatura do responsável pela elaboração da lista)

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

(Modelo: Anexo 4)

Edital de Eliminação _____/_____ - (Sigla da Unidade)

O (nome, cargo e função) torna público que consoante decisão de fIs. ___ do Processo n° ______/______, e de acordo com a versão atual da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, FAZ SABER a quem possa interessar que a partir do 45°(quadragésimo quinto) dia subsequente à data de publicação deste Edital, se não houver oposição, a (indicar a Unidade que realizará a eliminação) eliminará os documentos constantes da Lista de Documentos para Eliminação, em anexo, contendo (indicar a quantidade) metros lineares de processos judiciais e (indicar quantidade) metros lineares de documentos administrativos eliminados, sendo responsável pelo procedimento de eliminação dos documentos o(s) servidor(es) (nome do servidor responsável e, havendo, do responsável substituto). Os interessados, no prazo citado e às suas expensas, poderão requerer o desentranhamento de documentos mediante petição destinada ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, desde que contenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido. E, para conhecimento de todos, expede-se o presente edital na forma da lei. Eu, (nome), servidor da (unidade responsável pela realização da eliminação) – (cidade)/RJ, preparei o presente edital e eu, (nome do servidor substituto ou servidor da Unidade), conferi.

(Nome do Município)/RJ, (dia) / (mês) / (ano).

(Nome, cargo, função e assinatura)

(Nome da Unidade responsável pela realização da eliminação)

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

(Modelo: Anexo 5)

Termo de Eliminação nº _____/_____ - (Sigla da Unidade)

Aos ____ dias do mês de __________ do ano de ______, a (Nome da Unidade responsável pela realização da eliminação), de acordo com o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e a Lista de Documentos para Eliminação publicados no DJE do TRE/RJ, de (dia)/(mês)/(ano), consoante decisão de fls. ___ do Processo nº _______/_______, e de acordo com a versão atual da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, procedeu-se à eliminação de documentos relativos a Lista de Documentos para Eliminação de fls. ___ do presente procedimento (ressalvando aqueles autorizadamente desentranhados).

(Nome do Município)/RJ, (dia) / (mês) / (ano).

(Nome, cargo, função e assinatura)

(Nome da Unidade responsável pela realização da eliminação)