ATO GP TRE-RJ Nº 07, DE 5 DE JANEIRO DE 2023.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o disposto no Ato GP nº 71, de 14 de março de 2018, que dispõe sobre a implantação do Processo Administrativo Eletrônico neste Tribunal;

CONSIDERANDO que a implantação de novas unidades deve ser realizada de forma planejada e integrada para a adequada parametrização no Sistema Eletrônico de Informações (SEI); e

CONSIDERANDO que a implantação de novas unidades do Tribunal em sistemas informatizados com produção de documentos e processos pressupõe a necessidade de realização de procedimentos prévios antes da oficialização destas unidades nesses sistemas,

RESOLVE:

Art. 1º Ficam estabelecidos os procedimentos a serem adotados para implantação de novas unidades no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), no âmbito deste Tribunal.

§ 1º Para efeitos deste Ato, considera-se nova unidade aquela que tenha sido incluída, ou tenha sofrido alteração de nome e/ou mudança de hierarquia na estrutura orgânica do Tribunal.

§ 2º A Assessoria Jurídica da Secretaria-Geral da Presidência deverá comunicar à Seção de Gestão Documental qualquer mudança na estrutura orgânica do Tribunal envolvendo a inclusão, alteração ou exclusão de unidades, para fins de parametrização do SEI.

Art. 2º Recebidas as informações constantes do Art. 1º, a Seção de Gestão Documental:

I - Encaminhará as informações referentes às novas unidades para a unidade responsável pelo cadastramento dessas informações no sistema de gestão de recursos humanos adotado pelo TRE/RJ;

II - Sempre que necessário, solicitará informações à unidade superior (Presidência, VicePresidência e Corregedoria Regional Eleitoral, Diretoria-Geral e Secretarias) das novas unidades sobre:

a) Indicação de possíveis alterações à Seção de Gestão Documental, quanto à(s) unidade(s) gestora e/ou operadora(s) de processos no SEI;

b) Indicação de alterações nas Bases de Conhecimento das unidades que sofrerão alterações na estrutura orgânica do Tribunal.

III - Se necessário, encaminhará as informações referentes às novas unidades para as unidades responsáveis pelo desenvolvimento, implantação e adaptação de soluções informatizadas relacionadas ao SEI, a exemplo de módulos e webservices.

Art. 3º A Seção de Gestão Documental poderá fornecer, aos servidores das unidades a serem extintas, acesso às novas unidades no SEI até três dias úteis antes da implantação das novas unidades, desde que essas unidades já estejam previamente cadastradas  no sistema de gestão de recursos humanos adotado pelo Tribunal.

§ 1º As unidades a serem extintas deverão tramitar os processos para a(s) nova(s) unidade(s) no SEI até o último dia útil antes da oficialização da(s) nova(s) unidade(s).

§ 2º Caso necessário, o procedimento descrito no § 1º também deverá ser aplicado a processos já encerrados no SEI mas que, a critério da unidade a ser extinta, necessitem ser reabertos e tramitados para as novas unidades.

Art. 4º A unidade que finalizar a tramitação de processos para as novas unidades deverá contactar a Seção de Gestão Documental por e-mail até o último dia útil antes da oficialização da nova unidade para a migração dos dados referentes aos seguintes recursos para a nova unidade:

I - Acompanhamentos Especiais;

II - Assinaturas da Unidade;

III - Blocos Internos;

IV - Grupos de Contatos;

V - Grupos de E-mail;

VI - Grupos de Envio;

VII - Modelos Favoritos;

VIII - Textos Padrão.

§ 1º Caso a unidade a ser extinta seja desmembrada em mais de uma nova unidade, deverá indicar à Seção de Gestão Documental para qual das novas unidades deverão ser migrados os dados mencionados no caput deste artigo.

§ 2º Outros dados, a exemplo dos marcadores, anotações, blocos de assinatura, blocos de reunião e pontos de controle, deverão ser recriados no SEI nas novas unidades, pela unidade a ser extinta.

§ 3º É vedada a produção de documentos e processos no SEI nas novas unidades, até a data de oficialização destas unidades.

Art. 5º A nova unidade que necessitar de acesso a conteúdos como documentos, processos e outros recursos que estejam em unidades já extintas deverá solicitar à Seção de Gestão Documental o respectivo envio desses conteúdos, através de processo específico no SEI.

Art. 6º Caso se trate de unidade temporária - a exemplo de unidades criadas para as atividades eleitorais -, o responsável pela unidade deverá solicitar autorização ao Diretor-Geral para criação da unidade no SEI, indicando, ainda, os usuários que deverão ter acesso à Unidade.

§ 1º Após autorização, caberá à Seção de Registros Funcionais (SECREF) o cadastramento /reativação da unidade temporária no sistema de gestão de recursos humanos adotado pelo TRE/RJ.

§ 2º Ao final das atividades, o responsável pela unidade temporária deverá: 

I - solicitar à Seção de Registros Funcionais (SECREF) a inativação da unidade e dos seus respectivos servidores no sistema de gestão de recursos humanos adotado pelo TRE/RJ;

II - tramitar os processos para a unidade que acompanhará as atividades relacionadas ao assunto dos processos, durante o período da inativação da unidade temporária.

Art. 8º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

ELTON MARTINEZ CARVALHO LEME
Presidente do TRE-RJ