A Gestão Documental é definida como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação.

Entre os princípios e as diretrizes elencados na Resolução CNJ nº 324/2020, destacam-se os seguintes:

• Garantia do acesso à informação para o exercício de direitos (art. 3º, I);

• Promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico e demais acervos custodiados pelo Poder Público (art. 3º, II);

• Intercâmbio e interlocução com instituições culturais e de patrimônio histórico e cultural e da ciência da informação (art. 3º, IV);

• Interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação (art. 3º, V);

• Guarda de documentos e informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos (art. 3º, VI);

• Manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido (art. 3º, VII);

• Classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais (art. 3º, VIII);

• Manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais (art. 3º. IX);

• Padronização de espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos (art. 3º, X);

• Adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a Unidade de Gestão Documental (art. 3º, XI);

• Garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais (art. 3º, XII);

• Capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname (art. 3º, XIII);

• Adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos – MoReq-Jus (art. 3º, XIV);

• Constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão de Memória, assim como de Comissões Permanentes de Avaliação Documental – CPADs (art. 3º, XV).