O Juiz LUIZ DE MELLO SERRA, Corregedor Regional Eleitoral do Estado do Rio de Janeiro, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO o disposto no artigo 29, V, do Regimento Interno deste Tribunal (Res. TRE/RJ nº 561/03);

CONSIDERANDO a implantação, em todas as Zonas Eleitorais do Estado, do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP WEB, que institui o registro eletrônico de todos os documentos e processos que tramitam junto ao Cartório Eleitoral;

CONSIDERANDO que o SADP WEB tem por finalidade registrar o recebimento, a tramitação e a expedição de documentos e processos no âmbito dos juízos eleitorais de primeiro grau;

CONSIDERANDO os termos da Resolução TSE nº 22.676, de 13 de dezembro de 2007, que padroniza as classes processuais e as siglas dos registros processuais relativamente à Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO os termos do Provimento CGE nº 7, de 27 de maio de 2008, que estabelece padrões para registro de procedimentos no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP a serem observados no âmbito das Zonas Eleitorais;

CONSIDERANDO o compromisso permanente da Corregedoria Regional Eleitoral do Rio de Janeiro com o aperfeiçoamento contínuo dos serviços eleitorais e com a uniformização dos procedimentos,

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DAS REGRAS GERAIS

Art. 1º. Regulamentar o uso do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP WEB nas Zonas Eleitorais deste Estado, estabelecendo sua utilização exclusiva a partir da implantação.

Art. 2º. O número de protocolo, gerado automaticamente, é sequencial, anual e único para todo o Estado, incluindo as Zonas Eleitorais e as unidades do TRE, de modo que os números gerados em uma mesma ZE não serão necessariamente sequenciais.

Art. 3º. Os documentos recebidos nos Cartórios Eleitorais deverão, de imediato, ser protocolizados no SADP, recebendo carimbo próprio (Anexo I – Modelo I), no qual serão anotados, obrigatoriamente, a identificação da Zona Eleitoral, o número de protocolo gerado pelo sistema, a data e hora do recebimento, assinatura e matrícula do servidor responsável pelo recebimento.

Parágrafo único. O carimbo será aposto no ângulo inferior direito da primeira página do documento original. Na(s) cópia(s), se houver, deverá ser lançado o mesmo carimbo com seus dados integralmente preenchidos, acrescentando-se a expressão “CÓPIA”.

Art. 4º. Estando o sistema indisponível, deverá ser adotado procedimento de contingência: certificar a circunstância no verso do documento, utilizando-se carimbo específico (Anexo I – Modelo II), aposto tanto no original quanto na(s) cópia(s), se houver, e comunicar a ocorrência imediatamente à Corregedoria (Seção de Atendimento e Apoio às Zonas Eleitorais – SEAAZE) e à Secretaria de Tecnologia da Informação.

Art. 5º. Tão logo o sistema volte a funcionar, todos os documentos recebidos na forma do artigo anterior deverão ser lançados na base de dados do SADP, preenchendo-se o campo “Informações complementares” com o seguinte texto: “Documento recebido com o sistema indisponível em DD/MM/AAAA, às HH:MM”.

CAPÍTULO II
DA PROTOCOLIZAÇÃO E DO REGISTRO

Art. 6º. A partir da data de implantação do SADP WEB, o Livro de Protocolo será encerrado, mediante certidão, sendo utilizado apenas para consulta.

Art. 7º. A Zona Eleitoral deverá realizar a protocolização imediata dos documentos e processos recebidos, observando os seguintes procedimentos:

I – proceder à análise do conteúdo do documento, identificando-lhe os dados de origem, o interessado e sua qualificação, o assunto e verificando se foi destinado àquela Zona Eleitoral, para fins de registro no SADP;

II – gerar número de protocolo no SADP e atribui-lo ao documento. Em hipótese alguma o mesmo documento ou processo receberá novo número de protocolo gerado pelo SADP no âmbito do TRE\RJ. O Cartório Eleitoral deverá, portanto, certificar-se de que o documento não tenha sido protocolizado anteriormente. Caso o documento recebido possua etiqueta de protocolo de outro Estado, ou de Zona Eleitoral ainda não cadastrada no SADP, o documento deverá ser protocolizado normalmente;

III – apor o carimbo no ângulo inferior direito da primeira página do documento original ou, somente se não for possível apô-lo em outro local da face de rosto da primeira folha, em seu verso;

IV – registrar o documento no SADP, lançando os seguintes dados: número do protocolo, procedência, assunto (devidamente indexado), interessado e dados complementares, indicando tratar-se de segredo de justiça, quando for o caso;

V – entregar o documento ao Chefe do Cartório ou servidor responsável para adoção das providências necessárias.

§1º. Os protocolos somente poderão ser gerados para utilização imediata, vedada a geração de números de protocolo sem o correspondente documento a ser protocolizado.

§2º. Deverão ser anotadas, em campo próprio no SADP, como informação complementar, as ocorrências referentes a documentos que exibirem rasura ou mancha, os que não estiverem devidamente assinados e, ainda, os documentos que mencionarem em seu teor a existência de anexos, mas que vierem desacompanhados destes.

Art. 8º. Os expedientes que exijam urgência em sua tramitação, a exemplo de habeas corpus, mandados de segurança e medidas cautelares, terão prioridade na protocolização e registro.

Art. 9º. Os documentos recebidos via fac-símile, após a sua completa transmissão, deverão ser impressos ou xerocopiados, protocolizados e registrados, ainda que parcialmente ilegíveis. Neste caso, o Cartório Eleitoral deverá certificar tal ocorrência no campo “Informações complementares”.

Parágrafo único. O documento cuja recepção, mesmo que iniciada no horário do expediente, terminar após seu encerramento, será protocolizado na primeira hora do dia útil subsequente, constando a data e o horário do início e término da transmissão em campo próprio no SADP, certificando-se por carimbo próprio (Anexo I – Modelo III).

Art. 10. As mensagens eletrônicas que ensejem providências pela Zona Eleitoral deverão ser impressas, protocolizadas e registradas.

Art. 11. Protocolos gerados e não registrados somente poderão ser cancelados pelo Chefe de Cartório e serão objeto de auditoria pela Corregedoria Regional Eleitoral.

Art. 12. Os documentos que, por qualquer motivo, tenham sua tramitação encerrada, deverão ter seu arquivamento registrado em opção própria do sistema, com a indicação da pasta ou caixa em que foram arquivados, a fim de facilitar posterior localização.

CAPÍTULO III
DA AUTUAÇÃO

Art. 13. Com a implantação do SADP WEB, todas as autuações serão feitas no sistema, a partir de um documento protocolizado, que gerará um processo, utilizando-se as classes constantes do Anexo II deste Provimento, conforme Resolução TSE nº 22.676/2007 e Provimento nº 7/2008-CGE.

Art. 14. A numeração atribuída aos processos será fornecida pelo sistema, de forma contínua e seriada, para cada uma das classes e nomenclaturas relacionadas no artigo anterior, formando uma única sequência abrangendo todo o Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, fornecida automaticamente pelo SADP, no momento da autuação.

§ 1º. O registro na respectiva classe processual terá como parâmetro o assunto indicado pela parte no pedido ou recurso, não cabendo ao Cartório fazer a adequação, exceto quando o nome dado pela parte na petição inicial não constar no Anexo II deste Provimento.

§ 2º. Os expedientes que não tenham classificação específica, nem sejam acessórios ou incidentes, serão incluídos na classe Petição – Pet.

Art. 15. A autuação de processos somente ocorrerá quando o sistema informatizado encontrar-se disponível.

§ 1º. O Chefe de Cartório certificará nos autos o eventual não funcionamento do sistema informatizado no momento da autuação.

§ 2º. Após o registro dos dados de autuação, excetuando aqueles em segredo de justiça, os mesmos estarão disponíveis em tempo real no site do TSE para consulta de interessados. Também a tramitação dos autos, bem como os despachos e decisões, após registro no sistema de sua publicação oficial, estarão disponíveis na internet.

Art. 16. Nas Zonas Eleitorais onde for implementado o SADP fica vedada a utilização do GERNUN. O livro tombo único será encerrado a partir da implantação do SADP, mediante certidão, sendo utilizado apenas para consulta.

Art. 17. Os documentos recebidos na Zona Eleitoral, cuja análise ou apreciação originária caibam ao Tribunal ou a outra Zona Eleitoral, deverão ser encaminhados somente com o número de protocolo, não devendo ser autuados.

Art. 18. Em caso de recebimento de processos que já possuam autuação no SADP, no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio de Janeiro, não será necessária nova autuação, mas apenas o recebimento por meio das funcionalidades próprias do sistema.

Art. 19. O servidor que realizar o recebimento do processo deverá verificar sua composição e eventuais irregularidades, anotando as observações pertinentes em campo próprio no SADP, a exemplo de erros na quantidade de volumes, apensos ou anexos, retificando-os, se possível. Estarão sujeitos a devolução os autos que contiverem erros insanáveis pela unidade ou Zona Eleitoral recebedora

Parágrafo único. No campo “Informações complementares” deverão ser registrados eventuais objetos que acompanhem os autos.

Art. 20. Para fins de padronização, as Zonas Eleitorais deverão utilizar o modelo de capa constante do SADP, a qual deverá ser impressa em etiqueta de formulário A-4 e afixada na capa do processo, com a assinatura do Chefe do Cartório.

CAPÍTULO IV
DA TRAMITAÇÃO

Art. 21. Deverá ser registrado no SADP o inteiro teor de todos os despachos, decisões, informações e certidões, bem como os termos de abertura e encerramento de volumes, remessa, vista, juntada, apensamento, desentranhamento, arquivamento e demais atos inerentes à regular tramitação dos feitos, desde sua autuação até seu arquivamento, em conformidade com as normas legais aplicáveis.

Parágrafo único. O registro no SADP deverá ser efetuado com a maior simultaneidade possível em relação à realização do ato praticado no documento ou processo.

Art. 22. Determinado o arquivamento do processo pelo Juiz Eleitoral, será feita anotação no SADP, com a indicação, no próprio sistema, do local em que for arquivado, a fim de facilitar posterior localização.

Art. 23. A partir da implantação do SADP WEB, todos os documentos/processos deverão ser tramitados através do sistema, por meio de suas funcionalidades.

Art. 24. Documentos fisicamente juntados, apensados e anexados somente tramitarão no SADP após o Cartório Eleitoral proceder à respectiva juntada, apensamento ou anexação no Sistema.

Art. 25. A tramitação de documento protocolizado deverá, obrigatoriamente, ser registrada no SADP e somente poderá ocorrer mediante a presença física do documento.

Art. 26. A opção “Enviar” deverá ser utilizada para tramitação interna, quando o documento ou processo continuar a tramitar no SADP em outra Zona Eleitoral cadastrada no sistema ou unidades do TRE/RJ, ainda que feita por meio do setor de expedição ou através dos correios.

Parágrafo único. Quando o documento ou processo for enviado para órgão externo ao TRE/RJ ou Zona Eleitoral não cadastrada no SADP, a opção a ser utilizada será “Expedir sem solicitação”, a qual indica que a tramitação posterior não poderá ser acompanhada no SADP.

Art. 27. O envio de documentos ou processos às unidades do TRE, no sistema, deverá ter sempre como destino a unidade SEPROT (Seção de Protocolo), que ficará responsável por controlar a chegada dos documentos ou processos no Tribunal, bem como efetuar o correto endereçamento às unidades.

Parágrafo único. O efetivo destinatário do documento ou processo deverá ser lançado nos autos bem como no campo “Complemento” da opção “Envio”.

Art. 28. As opções “expedir” ou “enviar” deverão ser lançadas no SADP na mesma data em que o documento for fisicamente encaminhado. O recebimento deverá ser lançado na data em que o documento chegar à unidade ou Zona Eleitoral de destino.

§ 1º. Antes de expedir ou enviar documentos ou processos, o Cartório Eleitoral deverá conferir se todos os protocolos estão efetivamente juntados aos autos e com o respectivo registro lançado no sistema.

§ 2º. Ao expedir ou enviar documentos ou processos via Correios, o Cartório Eleitoral deverá imprimir o respectivo recibo em duas vias: uma via deverá ser encaminhada juntamente com o documento ou processo para controle da unidade ou Zona Eleitoral recebedora e a segunda via do recibo será arquivada até o efetivo recebimento do documento ou processo pelo destinatário no SADP.

§ 3º. Documentos protocolizados somente poderão ser enviados ou expedidos via Correios por meio de carta registrada ou SEDEX.

§ 4º. Caso a unidade ou Zona Eleitoral destinatária não efetive o recebimento do documento ou processo no sistema no prazo de dez dias, a unidade ou Zona Eleitoral remetente deverá diligenciar com o objetivo de averiguar eventual extravio.

Art. 29. No SADP, a tramitação dos documentos ou processos é realizada com base em um glossário de andamentos pré-definidos visando à uniformização das informações, possibilitando o levantamento estatístico sobre os tipos de andamento dos documentos ou processos.

CAPÍTULO
DA MIGRAÇÃO

Art. 30. Por ocasião da implantação do sistema, será necessário registrar os documentos e processos que estejam em tramitação e que se encontrem no Cartório Eleitoral.

Art. 31. Na migração, o sistema não gerará a numeração automaticamente e o número do protocolo deverá ser registrado da seguinte forma:

I – número da Zona Eleitoral com três dígitos (ZZZ);

II – número do protocolo original, com seis dígitos, complementando-se com zeros à esquerda, se necessário (NNNNNN);

III – ano do recebimento do documento, com quatro dígitos (AAAA).

Parágrafo único. O número do processo migrado seguirá o mesmo formato: ZZZ NNNNNN AAAA.

CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 32. Caberá aos servidores de cada Zona Eleitoral o registro da movimentação dos documentos e processos no SADP, mantendo atualizadas suas informações, sob pena de responsabilidade.

Art. 33. O acesso dos servidores ao SADP dar-se-á mediante senha pessoal e intransferível, sujeitando-se o usuário à responsabilidade pelo uso indevido da mesma.

Art. 34. As informações inseridas no SADP devem guardar estrita correspondência com aquelas constantes dos documentos e dos autos do processo.

Parágrafo único. Antes de confirmada qualquer operação de inclusão de dados no SADP, as informações devem ser conferidas, evitando-se incorreções, uma vez que alguns registros de informações não admitem retificação posterior.

Art. 35. Caberá ao Juiz Eleitoral de cada Zona o acompanhamento e a fiscalização dos trabalhos junto ao SADP WEB, garantindo a regularidade no uso do sistema.

Art. 36. A Corregedoria Regional Eleitoral realizará auditorias nos documentos ou processos registrados no SADP WEB, sempre que necessário, determinando as providências julgadas cabíveis para a correta operacionalização do sistema.

Art. 37. Os Cartórios Eleitorais deverão observar as determinações emanadas da Administração do Tribunal, da Corregedoria Regional Eleitoral e as recomendações da Comissão Permanente do SADP (COMSADP) quanto à utilização do sistema.

Art. 38. Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Rio de Janeiro, 26 de novembro de 2010

LUIZ DE MELLO SERRA
Corregedor Regional Eleitoral

ANEXO I

MODELO I
Carimbo de Protocolo

MODELO II
Carimbo de indisponibilidade do sistema

 

MODELO III
Carimbo para transmissão por fac-símile

ANEXO II
Classes Processuais no Âmbito das Zonas Eleitorais