INSTRUÇÃO NORMATIVA DG TRE-RJ Nº 04, DE 03 DE MARÇO DE 2022.

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o disposto no art. 6º da Instrução Normativa da Presidência nº 6/2019 ;

CONSIDERANDO a conveniência de padronizar documentos utilizados no processo de escolha e ocupação de imóveis por este Tribunal, a fim de imprimir maior segurança na execução das atividades a ele relacionadas;

CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar os mecanismos de controle dos processos internos do Tribunal;

CONSIDERANDO as recomendações contidas no Acórdão TCU nº 1.479/2019-Plenário ;

CONSIDERANDO, por fim, o que consta do Processo nº 2019.0.000036798-2,

RESOLVE:

Art. 1º Fica aprovado, nos termos do Anexo I, o modelo de Estudos Técnicos Preliminares - ETP que será utilizado nas contratações que envolvam escolha e ocupação de imóveis por este Tribunal.

Art. 2º As contratações de imóveis, no âmbito deste Tribunal, deverão considerar, na etapa de planejamento, o modelo de ETP ora aprovado, que irá compor o Manual de Planejamento das Contratações de Serviços, como anexo.

Art. 3º Esta Instrução Normativa entra em vigor no prazo de 30 dias, a contar da data de sua publicação.

ELINE IRIS RABELLO GARCIA DA SILVA

Diretor(a)-Geral

ANEXO I

ESTUDO PRELIMINAR

ESTUDOS TÉCNICOS PRELIMINARES Nº ____/__________

UNIDADE DEMANDANTE:

I - IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA:
Indicar, de forma sucinta, a necessidade que será atendida com a contratação proposta.

Obs.: Não se trata do objeto da contratação, mas a demanda apresentada. O Objeto da contratação será definido ao final destes estudos.
Instalação das XXª, XXª, XXª e XXª ZEs e/ou Polo(s) Eleitoral(is) XX e XX.

II - JUSTIFICATIVA PARA A CONTRATAÇÃO:
Justificar a necessidade da demanda e de contratação para o seu atendimento.

Justifica-se a contratação diante da necessidade de providenciar novas instalações físicas para o funcionamento da(s) zona(s) eleitoral(is) de XX e/ou para a guarda, armazenamento e preparação de urnas eletrônicas, uma vez que o imóvel atualmente ocupado precisará ser devolvido ao locador /cedente ou não atende aos requisitos de acessibilidade, segurança e outros.
Considerando a inexistência de imóveis próprios para o atendimento da demanda, a União, o Estado, o Município e demais órgãos públicos da região foram consultados, com a finalidade de localizar um imóvel passível de cessão sem ônus para o Tribunal, conforme previsto no art. 10 da Resolução TRE/RJ nº 1.063/2018 , entretanto, sem êxito.
Como alternativa, a Seção de Gestão de Imóveis realizou pesquisa de imóveis para fins de locação do espaço.

III - CONEXÃO COM O PLANEJAMENTO EXISTENTE:
Informar se a contratação está alinhada aos documentos de planejamento do Tribunal, tais como plano estratégico (contribui para o alcance do objetivo estratégico), plano diretor da estratégia, plano geral de contratações, proposta orçamentária e outros.
Indicar o nº do item do plano de contratações correspondente. Caso os Estudos Preliminares se encerrem antes da publicação do Plano de Contratações do exercício em que deverá ser realizada a contratação, informar sobre sua inclusão neste documento.
Caso a Contratação não conste no Plano de Contratações, deverá ser informada sobre sua autorização excepcional, na forma como disciplinada na norma relativa à elaboração do Plano Anual de Contratações.
A presente contratação foi prevista na Proposta Orçamentária 20XX, na despesa agregada XX, sob o código nº XX.
É medida que visa dar cumprimento ao O.E. nº 13 - Aperfeiçoar a infraestrutura, previsto no Plano Estratégico 2021-2026, com relação especificamente à estratégia "Aprimorar e adequar a gestão da estrutura física do TRE-RJ ".

IV - DETALHAMENTO E REQUISITOS NECESSÁRIOS AO ATENDIMENTO DA DEMANDA:
Identificar todos os requisitos necessários para o atendimento da demanda.
Trata-se de contratação de natureza continuada, uma vez que o contrato de locação tem duração de xx meses e a utilização do imóvel se prolonga pelo tempo, em observância à finalidade precípua das atividades da Justiça Eleitoral.
Em consonância com o art. 12 da Resolução TRE-RJ nº 1.063/2018 , a estimativa da área mínima necessária foi calculada pela Seção de Projetos - SEPROJ, utilizando como base o quantitativo de pessoal e de equipamentos de informática da unidade, informados pela Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP e pela Secretaria de Tecnologia da Informação -STI, respectivamente.
Anexar ou fazer menção ao relatório da SEPROJ.

V - DURAÇÃO DO CONTRATO E INÍCIO DA VIGÊNCIA:
Informar qual o prazo de vigência do contrato e, se houver esta definição, a data prevista para seu início, justificando prazos de vigência que extrapolem o prazo legal.
O contrato terá vigência de XX (xx) meses, nos termos do art. 57 da Lei 8.666/93 e da lei 8.245/91 , considerando a natureza de contrato de locação de imóveis e a necessidade contratação com a execução de obras de adaptação no imóvel (se for o caso), com início previsto para dia/mês/ano.

VI - CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE:
Definir se devem ser aplicados critérios ou práticas de sustentabilidade, relacionados à instalação física do imóvel. Em especial, verificar a aplicabilidade dos critérios definidos nas Resoluções CNJ nº 400 e 401/2021 e no Guia de Sustentabilidade de contratações do TRE/RJ.

Foram observadas as condições de acessibilidade às pessoas com deficiência, na forma da Resolução CNJ nº 401/2021 . Após análise do Guia de Inclusão de critérios sustentáveis para contratações do TRE-RJ não foram identificados outros critérios de sustentabilidade passíveis de aplicação. OU As adaptações a serem realizadas, em virtude da aplicação dos critérios de sustentabilidade, encontram-se discriminadas nos itens XII e XVI deste documento.

VII - ESTIMATIVA DE QUANTIDADES E MEMÓRIA DE CÁLCULO, COM JUSTIFICATIVAS QUE AS RELACIONE À DEMANDA:
A estimativa de quantidade de serviço a ser contratado deverá ser realizada com o maior rigor possível, sua demonstração deverá incluir, sempre que pertinente:

a)Identificação da metodologia utilizada para realização da estimativa;
b)Relação entre o quantitativo definido a ser contratado e a demanda existente;
c)Juntada de documentos que deem suporte à estimativa realizada;
d)Juntada de séries históricas; e
e)Juntada de memórias de cálculo.

7.1 - A estimativa do prazo da locação do imóvel foi realizada com base nas normas que regem os contratos de locação, bem como nas vantagens de mercado, em relação às condições apresentadas pelo tempo aluguel/custo.

7.2 - Vide, em anexo, algumas mensagens eletrônicas entre o TRE/RJ e o promitente-locador /comodante que demonstram as negociações com os proprietários e serviram de base para o cálculo da relação tempo aluguel/custo e para aferir a vantagem na realização de obras de adaptação no imóvel pelo proprietário.

7.3 - O valor estimado da contratação consiste na composição do valor mensal negociado para a locação do imóvel (R$ XXX), corrigido pelo IPCA acumulado nos últimos 12 meses (XXX%), resultando no montante de R$ XXX; e o valor estimado para gastos mensais com encargos, no valor de R$ XXX, relativos a pagamento de concessionárias de energia elétrica, água e esgoto, além de impostos, como o IPTU, seguros, dentre outros.

7.4 - A esse valor foram acrescidos XXX% do valor estimado no primeiro ano, a cada ano, até completar os XXX meses do contrato, para custear as despesas, perfazendo o valor total de R$ XXX, conforme memória de cálculo constante no Anexo XXX.

(juntar memória de cálculo da estimativa de valores para o período como Anexo).

VIII - AS DIFERENTES SOLUÇÕES IDENTIFICADAS PARA ATENDIMENTO DA DEMANDA:
Descrever todas as soluções identificadas no mercado para o atendimento da demanda, na forma de subitens:

Solução 1 - Descrever a solução
Solução 2 - Descrever a solução
Solução n - Descrever a solução

Solução 1:
Cessão de Imóvel

A instalação de zonas eleitorais poderá ocorrer mediante cessão de imóveis públicos ou particulares, ou caso não haja disponibilidade desses, pela forma de contrato de locação.

Na forma da Resolução TRE-RJ nº 1.063/2018 , foram consultados os seguintes entes:

- União, por meio do sistema SISREI -
- Estado, por meio do sistema próprio do Estado-
- Município - por expedição de ofício GP -

Não houve disponibilidade de imóveis dos entes consultados.

Solução 2:
Aquisição de Imóvel

A solução de aquisição de imóvel está condicionada à disponibilidade orçamentária. Na hipótese de construção em terreno próprio da União, fica condicionada, ainda, à contratação de empresa para execução de projetos e obras de construção, à fiscalização dos serviços e a todos os prazos de planejamento, seleção do fornecedor e execução contratual, com grande impacto no tempo para a conclusão do contrato e efetiva instalação da unidade.
Considerando a inexistência de orçamento para aquisição/construção de imóvel, torna-se inviável a sua aplicação. OU
Considerando a inexistência de orçamento para aquisição/construção de imóvel e o fato de que a transferência da Zona Eleitoral não pode aguardar todos os prazos e formalidades cabíveis em tais casos, torna-se inviável a sua aplicação (para transferências urgentes de imóveis).

Solução 3:
Locação de Imóvel

Considerando os tipos de ofertas de imóveis na região, as condições do município de interior e o fato de que a grande maioria de ofertas são de imóveis de pequeno porte, e com proprietários sem disponibilidade de recursos, o modelo apresentado como oferta é o tradicional, não tendo sido identificadas as modalidades condominial (facilities) ou (BTS) built to suit .
Se forem localizadas as demais modalidades de locação, discorrer sobre cada uma.

IX - REFERÊNCIAS DE CUSTOS APURADAS PARA CADA SOLUÇÃO:
Deverá ser apurado o custo das soluções julgadas aplicáveis ao atendimento da demanda. Para tanto, podem ser utilizados: consulta a fornecedores, pesquisa na internet, referências de preços de contratações anteriores, preços de contratações em vigor de outros órgãos, consultas em geral.
Deverá ser indicada a metodologia utilizada para apuração de custos e juntada memória de cálculo, se for o caso.
Os custos apurados devem ser relacionados na forma de subitens.
Solução 1 - R$ ........ (Ônus da Manutenção)
Solução 2 - R$ ........ (Sugestão: Utilizar tabela de valor de aquisição na região, caso exista)
Solução 3 - R$ ........ (Custo apurado pela COENG)
Atenção: Somente para as soluções julgadas aplicáveis ao atendimento da demanda.

X - SOLUÇÃO ESCOLHIDA:
Indicar, dentre aquelas enumeradas no item VIII, a solução considerada mais satisfatória. A escolha deve ser justificada, informando-se os critérios adotados, tais como melhor satisfação à demanda apresentada, menor custo financeiro, operacional ou ambiental.
Foi escolhida a contratação por meio de locação de imóvel, por exclusão, considerando a indisponibilidade de imóveis para cessão por entes públicos sem ônus para o Tribunal, conforme se verifica no item VIII e a ausência de recursos orçamentários para a aquisição/construção de imóvel próprio.
Dos imóveis considerados "aptos tecnicamente" pela unidade responsável, foram negociadas com o proprietário as condições sugeridas pela equipe técnica, como obras de adaptação no imóvel, instalação de ar condicionado etc.
Para a seleção do imóvel foram consideradas as condições de localização em centros de bairro, preferencialmente, o fácil acesso, a cobertura de transporte público, as instalações físicas, a acessibilidade às pessoas com deficiência, ter área compatível com a estimada pelo setor técnico do Tribunal e o abastecimento regular de água/esgoto e energia elétrica.
E, finalmente, avaliado o custo médio do valor de locação na região, consubstanciado em laudo de avaliação de preço de mercado contratado por profissional especializado.

XI - PARCELAMENTO E ADJUDICAÇÃO DO OBJETO

Avaliar, levando em consideração o mercado fornecedor, se o objeto pode ser dividido em itens para contratação, visando à ampliação da concorrência.

Em regra, a solução deve ser parcelada se:

a) for técnica e economicamente viável;
b) não implicar em perda de economia de escala;
c) ampliar a competitividade; e/ou
d) não implicar em prejuízo para o conjunto da solução.

No caso de não adoção do parcelamento da solução, justificar.

No caso de adoção do parcelamento, discriminar os itens em que a solução será parcelada.

Dadas as características do objeto (locação de imóvel), há inviabilidade técnica no parcelamento do objeto.

XII - DESCRIÇÃO COMPLETA DA SOLUÇÃO ESCOLHIDA:
Descrever todos os elementos que compõem a solução escolhida.
Descrição da solução escolhida relatando o endereço do imóvel, incluindo área, valor, adequações a serem executadas pelo proprietário e pelo Tribunal.
Descrição detalhada dos serviços a serem executados no imóvel e prazos para conclusão, incluindo refrigeração, elevador e outros serviços que forem pertinentes.

Incluir relatório de vistoria técnica e lay-outs.

XIII - REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO:
Descrever todos os requisitos da contratação identificados, em especial as obrigações das partes.
A presente contratação ocorrerá sob a modalidade de contrato de locação de imóveis, por um período de xxx meses, incluídas as obrigações de serviços de engenharia e de realização de obras de adaptação.
O locatário deverá promover às suas expensas a publicação do extrato no Diário Oficial da União, Parte III, no prazo de 05 (cinco) dias, contados da assinatura do presente contrato.
As partes deverão cumprir rigorosamente toda a legislação aplicável à Administração Pública, a s relacionadas à locação de imóveis e demais postulados legais vigentes em âmbito federal, normas estadual ou municipal.
O locador assumirá o ônus de promover as obras de adaptação do imóvel, atendendo às condições e prazos previstos no contrato de locação.
No caso de contrato com pessoa jurídica, ao locador caberá apresentar os documentos que comprovem sua regularidade fiscal, por ocasião dos pagamentos mensais, no decorrer do contrato.
São documentos aptos a demonstrar a regularidade fiscal as certidões de regularidade com o INSS e o FGTS, e demais certidões que vierem a ser necessárias por imposição legal.
O locador se obriga a executar as obras de adaptação previstas no contrato de locação no prazo pactuado e, assim que concluídas, dar ciência por escrito ao locatário para realização de vistoria técnica no imóvel e emissão do aceite dos serviços realizados e início de pagamento dos aluguéis.
O locatário deverá, após a conclusão das obras de adaptação, realizar vistoria técnica dos serviços executados, com a finalidade de emissão de laudo para aceitação dos serviços.
Na devolução do imóvel, o locatário, por meio do chefe de cartório ocupado pelo imóvel, deverá providenciar a devolução do imóvel, que ocorrerá no imóvel locado, condicionada à assinatura de termo de devolução das chaves.
Identificadas inconsistências nas condições físicas do imóvel, o locador deverá assinar o termo de devolução do imóvel e inserir no documento ressalvas que deverão ser providenciadas pelo locatário, cuja responsabilidade será analisada caso a caso.
Ao locador caberá solicitar a transferência das titularidades das contas de água e energia elétrica imediatamente após o recebimento das chaves em devolução pelo locatário, sob pena de desligamento das ligações pelas concessionárias.

XIV - INDICAÇÃO DO MEIO DE SELEÇÃO DA CONTRATADA:
A partir da prospecção realizada, deve ser indicada a contratação direta dos serviços ou, se for o caso, a modalidade de licitação.
Deverá se contratado na modalidade de dispensa/inexigilibilidade de licitação, com base no artigo 24, X , da lei 8666/93 .

XV - BENEFÍCIOS DIRETOS E INDIRETOS:
Descrever os benefícios diretos e/ou indiretos que se pretende alcançar.
Benefícios Diretos
Garantir instalações para o funcionamento de zonas eleitorais e o aprimoramento das condições de trabalho para os servidores da justiça eleitoral.
Benefícios Indiretos
Garantir a prestação de serviço adequado à população.

XVI - PROVIDÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA ADEQUAÇÃO DE AMBIENTE:
Analisar a necessidade e, em caso positivo, discriminar os ajustes que precisam ser realizados e as unidades que serão acionadas.
As obras de adaptação pactuadas deverão ser providenciadas pelo locador e locatário, conforme demostrado em relatórios e planilhas de custos (docs. xxx e xxx).

XVII - FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO:
A fiscalização/gestão do contrato será realizada pelos servidores da Seção de Gestão de Imóveis,
em virtude da atribuição prevista no Regulamento Administrativo do TRE/RJ.

XVIII - DECLARAÇÃO DE VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO E DESCRIÇÃO SUCINTA DO OBJETO:
Declarar acerca da viabilidade da contratação, com a indicação dos recursos orçamentários e a descrição sucinta do objeto.
Os recursos para custeio da contratação estão disponíveis no Programa Orçamentário xxxxx, elemento xxxxx, e, portanto, a contratação é considerada viável.

Objeto da Contratação: Contratação de locação do imóvel XXXXX com as respectivas adequações, visando instalação e funcionamento das XXX Zonas Eleitorais, no Município XXX.

XIX - CONDIÇÕES PARA PAGAMENTO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS:
Indicar as condições de pagamento, discriminando as não usuais, quando for o caso.
O pagamento do aluguel deverá ser efetuado mensalmente até o décimo dia útil do mês seguinte ao vencido, em conta indicada pelo locador ou outro meio pactuado.
No caso de pagamento dos encargos pelo locatário, será efetuado através de depósito em conta indicada pelo locador, após o recebimento dos comprovantes devidamente autenticados, ou, no caso de concessionária, poderá ser efetuado mediante lançamento nas respectivas contas de consumo do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, com a concessionária.

Os boletos serão analisados, minimamente, quanto aos itens a seguir descritos:

-Correlação entre os valores indicados no boleto dos encargos com o recibo de pagamento do locador;
-Ausência de emendas ou rasuras nos boletos de condomínio/encargos e recibos de pagamento;
- Análise de pertinência entre o boleto de condomínio/encargos e o recibo de pagamento apresentado;
-Pertinência dos cálculos aritméticos do boleto de condomínio/encargos - o valor total deverá corresponder ao somatório dos valores individuais lançados.

XX - DECLARAÇÃO SOBRE A RESTRIÇÃO DE ACESSO AOS ESTUDOS PRELIMINARES:
Informar se, em razão das informações nele constantes, o documento deve sofrer algum tipo de restrição de acesso, e por qual prazo, se tratar-se de restrição temporária.
A restrição de acesso deve ser justificada conforme exemplos abaixo:

a) Trata-se de documento preparatório para licitação e deve ter acesso restrito até a publicação de Edital de Licitação (Art. 7º, da Lei 12.527/2011 )*;
b) O documento deverá ter acesso restrito, por conter informações pessoais (Art. 31 da Lei 12.527 /2011 );
c) O documento deverá ter acesso restrito por conter informações que podem comprometer a segurança institucional.

* Esta restrição deverá ser aplicada a todos os Estudos Preliminares de contratações.
** O texto em vermelho constitui mera sugestão, passível de complementação e/ou aprimoramento, dependendo das peculiaridades que permearem cada contratação.

Rio de Janeiro, xxxx de xxxxxxx de 202x.